今日の 仕事術は 会議運営のコツ です。
・目的を明確にする
・参加者が目的を達成することを共有する
・目的達成に必要な人が参加している
・意見を引き出すようにモデレートする
(面従腹背にならないように)
・会議の結論を出す
・結論を共有する
※事前準備の一環になりますが参加者の知識レベル、目的意識に差があるとが分かっているときには事前に資料することが望ましいです。
目的を掴んで議論に参加してもらうために重要です。
司会者・モデレーターの仕切り、進行が会議運営の要で、コツとしては参加者の調整、会議場所の予約や資料準備がコツになります。大きすぎる会議室で参加者が少ない場合、狭くて資料も広げられないような場合はいずれも環境が悪く質の高い議論になりません。資料の準備に関しては大筋で完成したら共有しておいた方がよいでしょう。誤字の校正などは電子化していればすぐにできます。こっそり直したといわれないように変更履歴を残して、変更についても合意するようにすることが望ましいです。
目的達成が共有されていないと対立軸によっては、相手の足を引っ張って潰すことが会議の目的になりかねません。某国の国会も質疑や喚問が相手を潰すことが主目的となっています。何のための会議なのか理解せずに要求だけしてくる人たちは質が悪いので時間を浪費し、その間に他国と比較して衰退する一方です。将来の衰退を考えると、議会的なテロは人的な被害を引き起こす一般的なテロよりも防ぐことが難しく、主義主張の合わない人たちと話が通じるわけでもなく、平和的な対処方法が取れなくなりかねません。
企業の会議でも同様なことは日常茶飯事で、創業家と雇われ役員が対立したり、内部派閥の抗争の主戦場になることがあります。ただこの場合、多数派工作や権限の強弱で決着がつくこと、均衡してしまっても紛争解決の場が株主総会や外部(裁判所)にあることが救いです。
以上、仕事術 会議運営のコツ でした。