重要かつ緊急な仕事(タスク)だけに専念しているからそれ以外のことは全くできないなんていう配分をしている、あるいは重要でないが緊急だという仕事や不急の仕事でいっぱいになってしまっているということはないでしょうか？ 優先順位を付けた仕事をミックスして実行することで成果を最大化する方法です。
重要度と緊急度で分類する優先順位のつけ方：
1. 重要かつ緊急
2. 重要であるが不急
3. 重要でないが緊急
4. 重要でなく不急
1の重要かつ緊急に分類する仕事は1タスク、最大でも1日の労働時間の50%くらいまで、2の重要であるが不急に分類するタスクは30%くらいまで、3の重要でないが緊急のタスクは20%くらいまで、4の重要でなく不急のタスクは通常は実施せず捨てるか1～3の余剰時間に実行します。この配分法で残業は回避可能です。重要かどうかの判断がそぐわない指示された業務をこなすプレーヤーの人は役割として与えられた通常の仕事を1と2に分類して80%に配分するとよいでしょう。
重要度と緊急度で分類する優先順位と最大配分
1. 重要かつ緊急 50%
2. 重要であるが不急 30%
3. 重要でないが緊急 20%
4. 重要でなく不急 配分しない、上記の余剰
1の重要かつ緊急に分類する仕事を100%にすべきだという意見もありますが、それは何でも重要と判断してしまっている可能性があり、きちんと分類すべきです。仕事の分類では重要か重要でないかは相対的なものです。第三者からみたら重要と判断されるものでもミッションの性質や課せられた責任で変わってきます。そして、重要であるが不急に対しても最大30%、できればここは固定的に30%割り当てて時間をかけて成果を出したい仕事です。
3の重要ではないが緊急のものに出欠の連絡などのコミュニケーションが含まれます。期限までに回答しなければ出席できなくなったり、相手に礼を欠いてしまいます。そのほか、スケジュールされていない急な割り込みの仕事が入ってきます。4は通常はだれもが軽視するような仕事ですから、やらなくても問題ない仕事です。しかし、他の人がやらないから思わぬ金脈が埋まっているかもしれませんし、他の人との差別化に役立つかもしれません。1～3の仕事でキャンセルになったアポイントメント(あるいは出張や会議）で時間ができたら挑戦してみるとよいです。
優先順位の判断には迷い、不確定なことを決めて取り掛からなければいけないことが分かっている場合の分析や決定に対するストレスがあります。決定のためのヒントとしてドラッカーの言葉を引用しておきます。
「優先順位の決定には、いくつか重要な原則がある。すべて分析ではなく勇気に関わるものである。第一に、過去ではなく未来を選ぶ。第二に、問題ではなく機会に焦点を合わせる。第三に、横並びではなく独自性をもつ。第四に、無難で容易なものではなく変革をもたらすものを選ぶ」
（P・F・ドラッカー『経営者の条件』）
以上、 仕事術 優先順位を付けた仕事をミックスして実行するでした。