メールの返事

ブログネタ：メールの返事はすぐする？ 参加中
旧URL http://kuchikomi.ameba.jp/user/listEntry.do?prId=6864

パソコンのメールでも基本的に早朝と深夜のメール以外は即レスです。かなり速いです。

速さの秘密は、届いた順に処理するのではなく、新しい順に返事をしているからです。

大抵のプロジェクトのメールは結論が決まっているか議論が煮詰まっている最新のメールにコメントすればよく、問い合わせや何かの打診のメールもすぐに答えた人の評価が高いものです。

それなので、仕事が始まるとまず一番直近に届いたメールから目を通します。私には1通読むのに3秒、30秒、3分のルールがあります。3秒は送信元の人と送信先の中心人物を認識します。送信先である宛名が自分のことだと思ったら30秒で要件の概要を把握します。そして返事が必要なら3分で要点を書き上げてYes/Noが分かるようにします。それ以上の時間をかけるのは調べなければいけなかったり、計算したり、資料を添付しなければいけないときです。

この方法で1つのメールを読み、返事を書いたら次に新しいメールを読みます。返事をしなくてよい内容だったら、次のメールを読んでいきます。最初の3秒もしくは30秒で次のメールに進むため100～1000通/1時間のメールを処理可能です。これで、前日から届いたほぼ全てのメールは仕事を始めて午前中のうちには読み終えることができます。

スケジュールの伺いのようにすぐ確定できない場合は"後で"フラグをつけて、確定後連絡しますと1次回答をします。

特に断ったり、相手にとって色よくない返事をしなければならないときは、遅いよりは速い方が期待度が少ない分、落胆させなくて済みます。

こんな即レスでメールを返事するくらいフルスピードで一生懸命仕事をしていても、優先度があまり高くない返事も即するために暇人と勘違いされるのが痛いです。

このメールの即レスの方法は、お客様を待たせないということを第一に考えているからです。私は遅いことと待つのが嫌いです。そういう好みや重視するポイントが合わない人とはよい仕事はできないですね。

仕事の進め方や能率の良い仕事の仕方、残業しないで帰る方法に書いてあるメールの処理方法とはかなり違っているかもしれません。