今使っているパソコンは何年ぐらい使っているでしょうか。買い替えしないでそのまま長く使っているといろいろ問題がでてきますよね？
Windows2000 や WindowsXP を使っている人の多くがメールクライアントソフト(メーラー)としてアウトルックもしくはアウトルックエクスプレスを使っていると思います。アウトルックはオフィスに含まれていますし、アウトルックエクスプレスはWindows標準で付いてきます。
これらのメーラーを長く使っていると送受信したメールが溜まってきて2GBを超えると問題が起きます。
今日、メモにまとめるのはメールフォルダの容量制限についての対策です。
Outlook / Outlook Expressは何があっても絶対にメールフォルダは2GBを超えてはいけません。
メールフォルダの容量制限について気付きにくいのですが、定期的に気をつけるようにしておかないといけません。なぜなら、容量制限を越えてしまうとアウトルックが起動しなくなるとかメールがなくなったように見えるようになるからです。
知らない人のために詳しく説明すると、
「受信トレイ」、「送信済みアイテム」のようにOutlook上の表示はフォルダになっていますがメールフォルダは、フォルダだと思いきや実のところOS上ではファイルとして管理されています。1フォルダ1ファイルとして、*.dbx, *.pst, *.ostの拡張子の付いたファイルとして記録されているのです。
対策方法は、受信トレイなどメールフォルダに大量のメールを保存せずに、いくつかのメールフォルダに分割にして保存することです。そのために新しいフォルダを作成して受信トレイのメールを移動させます。以下の手順を行うと受信トレイ.dbxのサイズを小さくすることが出来ます。
対策手順 (Outlook Express 6を例に説明します)：
(1) Outlook Expressを起動します。
(2) "ローカルフォルダ"もしくは"受信トレイ"をクリックします。
(3) [ファイル] - [新規作成] - [フォルダ] をクリックします。
※[ファイル] - [フォルダ] - [新規作成] をクリックしても同じです。
(4) フォルダ名を入力してフォルダを作成します。
(5) [受信トレイ] を選択します。
(6) メールを選んで(4)で作成したフォルダへメールを移動させます。
(7) 移動が終わったら、[ファイル] - [フォルダ] - [最適化] をクリックします。
(8) 以上の操作によって完了です。
ワンポイント
メールフォルダのファイルサイズは、プロパティで確認した保存先にある実体ファイルのサイズを確認することによって分かります。2GB制限を心配して、ちょくちょく確認するのは面倒なのでメールの通数(メッセージ数)や定期的に上記の対策手順の対策をするとよいです。
関連情報
・Outlook Express で使用される .dbx ファイルの最大ファイル サイズに関する情報 (マイクロソフトサポートオンライン)
旧URL https://support.microsoft.com/ja-jp/topic/cef344f4-b341-17aa-2c1d-00b23be5dab3
旧URL https://support.microsoft.com/ja-jp/topic/information-about-the-maximum-file-size-of-the-dbx-files-that-are-used-by-outlook-express-cef344f4-b341-17aa-2c1d-00b23be5dab3
旧URL https://support.microsoft.com/ja-jp/help/903095/information-about-the-maximum-file-size-of-the-dbx-files-that-are-used
旧URL http://support.microsoft.com/kb/903095/ja
対象製品：Microsoft Outlook Express 5.0、Microsoft Outlook Express 6.0
Outlook Express で使用される .dbx ファイルの最大ファイル サイズは 2 GB です。
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・[OL2002] 個人用フォルダの2GBのファイルサイズ制限について (マイクロソフトサポートオンライン)
旧URL https://learn.microsoft.com/ja-jp/outlook/troubleshoot/data-files/file-size-limits-of-pst-and-ost-files-are-larger
旧URL https://docs.microsoft.com/ja-jp/outlook/troubleshoot/data-files/file-size-limits-of-pst-and-ost-files-are-larger
旧URL https://support.microsoft.com/?scid=kb;ja;824093
旧URL http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;824093
対象製品：Microsoft Outlook 97 Standard Edition、Microsoft Outlook 98 Standard Edition、Microsoft Outlook 2000 Standard Edition、Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Outlook の個人用フォルダ ファイル (*.pst)、およびオフライン フォルダ ファイル (*.ost) のサイズの制限値である 2 GB を超えてデータを格納してしまった場合、これらのファイルが利用できなくなる現象が発生します。
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・[OL2002] 2GB を超えた PST および OST ファイルの修復ユーティリティ (マイクロソフトサポートオンライン)
旧URL https://support.microsoft.com/ja-jp/help/296088
旧URL http://support.microsoft.com/kb/296088/JA/
対象製品：Microsoft Outlook 97 Standard Edition、Microsoft Outlook 98 Standard Edition、Microsoft Outlook 2000 Standard Edition、Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Microsoft Outlook を起動したとき、または個人用フォルダ (.pst) ファイルまたはオフライン フォルダ (.ost) ファイルを開こうとしたときに、次のエラー メッセージが表示される場合があります。
ファイル <file_path> でエラーが検出されました。すべてのメール処理機能を備えたアプリケーションを閉じて、受信トレイ修復ツールを使用してください。
<file_path> は、.pst ファイルへのパスです。
受信トレイ修復ツール (Scanpst.exe) を実行しても、問題は解決しません。
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・[OL2002] 個人用フォルダまたはオフライン フォルダのサイズが上限に達すると、受信トレイへの電子メールの配信が停止する (マイクロソフトサポートオンライン)
旧URL https://support.microsoft.com/ja-jp/help/304863
旧URL http://support.microsoft.com/kb/304863/JA/
対象製品：Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
個人用フォルダ ファイル (.pst) およびオフライン フォルダ ファイル (.ost) のサイズを 2 GB に制限するという Outlook 2002 での変更点が原因で発生します。この変更は、ファイルの破損を防ぐための措置です。この制限を越えた場合、これらのファイルへの電子メールの配信が停止しますが、その理由を示すエラー メッセージは表示されません。
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ところで、なぜ、Outlook / Outlook Express には2GBという制限があるのでしょうか？開発者ではないので推測の域をでないのですが、Windows95/98など古いOSでは、ファイルシステムにFAT16を使用していて1ファイルの容量の最大サイズが2GBに制限されていました。恐らくはこれにあわせたために最大ファイルサイズの制限が2GBになったのか、開発に使用したライブラリの中に2GBまでに制限される要因になる処理が含まれているのではないかと思います。当時は、ハードディスク全体の容量が2GBや4.3GBといった感じで、パソコンのメモリも64MBとか128MBとかでしたので問題になるとは思いもせずに仕様を決めたのではないかと思います。
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