昨日配信されたメルマガをご紹介します。
今回のテーマは、報告書の書き方です。
仕事で報告書を上司やお客様に提出することがあると思いますが、どのように書いたらわかりやすく、伝わりやすいのか？
絶対に外してはいけないポイントをまとめました。
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～ほぼ日刊 ITコンサルタントのビジネス書評～
読書を 確実にスキルアップにつなげる方法
第61号 報告書もストーリーで書く！
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飯島法久@ITコンサルタントです。
年間300冊以上を多読し、自身のスキルアップを実現してきた僕が、日々のコンサルティングの仕事や読んだビジネス書の中から気づきをご紹介するメルマガです。
今日のテーマは、こちらです。
～ほぼ日刊 ITコンサルタントのビジネス書評～
読書を 確実にスキルアップにつなげる方法
第61号 報告書もストーリーで書く！
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飯島法久@ITコンサルタントです。
年間300冊以上を多読し、自身のスキルアップを実現してきた僕が、日々のコンサルティングの仕事や読んだビジネス書の中から気づきをご紹介するメルマガです。
今日のテーマは、こちらです。
「ビジネス文書は、分かりやすさが命！
ストーリーを考えて、ポイントを絞ろう！」
僕みたいにプロジェクトマネージャの仕事をしていると、非常に資料作成が多くなります。
主に、顧客への説明資料や設計ドキュメントが中心ですが。
それと同時に、部下やメンバーに報告書や資料の提示を求め、レビューを行う立場にもあります。
今日も、常駐先の現場で、タブレット端末を利用した際に、入力不具合が発生し、担当者と報告書レビューをやりました。
その担当者の報告書を見て、説明を聞いた時にまず抱いた印象は、こうでした。
「何が言いたいのか、わからない。。」
今の現場での僕の立ち位置は、PMO(Project Mamagement Office)として独立しているので、所謂作業は一切やりません。
実際の作業のタスクを洗い出し、優先順位をつけたり、進捗管理や課題管理をしています。
いわば、現場に寄らず完全に「引いた」目線で見られるので、顧客目線で報告書を見ることが出来る。
その僕から言わせると、何が起こったのかはわかるけど、原因とそれを導き出した確認ロジックと結果の相関性がよくわからない。
何となく「問題ありません」というトーンで書いてあるが、どこに落としどころを見出すのかが、非常に不明確でした。
なぜ、こんな報告書になってしまうのか、わかりますか？
それは、「ストーリー」が無いからです。
ビジネスの固い文章で書きますが、あくまでお客様が知りたいのは、「何が起こって、原因は何で、どうすればいいのか？」です。
これが、ストーリーとなって読んでるだけで、「なるほどね」とならないと、そもそも見た目として提出するレベルではありません。
言葉で補足しなければわからないようなビジネス文書は未熟です。
特に報告書はある程度フォーマットがあるので、それに当てはめて書こうとしますが、重要なのは先ほど言った「何がどうなっているのか？」ということを、整理することです。
今回は不具合の報告書なので、以下のような書式になります。
1. 起こっている事象
2. 原因
3. 影響範囲
4. 確認経緯
5. その他の影響
6. 今後の対策
ただし、これに当てはめてもストーリーになってなければ、全く言いたいことがお客様へ伝わりません。
そのための前提条件として、以下を必ず外さないことです。
本日も最後までお読み頂き、誠に有り難うございました！
皆様との良きご縁に深く感謝申し上げます m - - m
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