みなさん、こんにちは。
エヌエムシイ税理士法人の鈴木です。
初期作業チェックリストの中でも、
顧客データ作成部分につきまして、
ご説明をさせていただきます。
（クリックして拡大してご覧ください）
私どもでは、お客様から連絡があった場合、
「担当者でないと分からない」ということを
できるだけ少なくしたいと考えています。
お客様から連絡をいただいた際に、
担当スタッフが不在であるがために、
お客様への回答をお待たせするのは避けたいのです。
また、担当スタッフが退職した場合などは、
担当でないと分からない、とは答えられないので、
新担当が苦労することになります。
日頃から、お客様の情報は担当スタッフ固有のもの
ではなく、事務所全体の情報と考えまして、
お客様ごとのフォルダを用意しております。
下記のように、五十音順でフォルダを作成しまして、
保管をしております。
（クリックして拡大してご覧ください）
担当スタッフが不在でも、フォルダにアクセスして確認を
することで、お客様からの質問への返答ができるように
しているのです。
また、私どもで利用している顧客・業務管理システムの
「デヂエ」、私書箱システムの初期登録にしましても、
新しいお客様の契約があった場合の初期準備は、
専任担当が行なうことし、できる限り、事務所の標準化
を進めております。
お客様にとって
「サービス業に徹した事務所でありたい」
それが、私どもの事務所のスタンスです。
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