みなさん、こんにちは。
エヌエムシイ税理士法人の鈴木です。
初期作業チェックリストの各項目の説明の続きを
させていただきます。
本日は「各種届出作成」につきまして、
事務所内のルールを説明させていただきます。
届出書は、手書きではなく、届出書を作成できる
システムで行っております。
作成した届出書は、ゼロックス社のDocuWorksの
データファイルに置き換えます。
このソフトを利用すると、データに書き込みが
できるためです。
置き換えたデータに点検決裁の欄を設けまして、
担当印をバーチャル上で押印します。
担当者は、点検者のフォルダにデータを移します。
フォルダにデータが追加されると、その点検者は
フォルダにデータが入ってきたことを知らせる
ポップアップがされます。
フォルダ監視ソフトを利用しているためです。
内容を確認してOKの場合、点検印を押印します。
点検が完了したデータをPDFに置き換え、
お客様にメールします。
お客様はデータを印刷し、署名捺印をしまして
PDFでメール返信するか、FAXで送信します。
事務所では、メールで届いたデータ、FAXで届いた
データをお客様の承認とし、電子申告を行います。
※FAXで届く書類
予定通り、9月よりFAXデータは紙で印刷せず、
全て自動でデータへの置き換えを実践しております。
前の税理士さんとは違うと思っていただくための
小さな努力は、手書きではない、速やかな対応で
実践しております。
ペーパーレス実践の私どもの事例の一部を文面では分かりにくいお話だったかもしれませんがご紹介しました。
なお、詳細は来週開催いたしますセミナーで
お話させていただきますので是非、ご参加下さい。
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