社内ブログで資料の管理

僕が担当するチームでは、
資料を社内ブログで共有するようにしています。

■あの資料ってどこにありますか？

具体的には Movable Type を使用してサーバにアップロード、
ブログにエントリーとして起こすことではい終了、という方式です。

基本的に、全社に向けて作った資料とか、勉強会の資料とか、
提出資料とか僕(と僕のチームの人)が作ったほぼ全ての資料を
この方式でアップロードしています。

これには、2つの考えが反映されています。
すなわち、

・フォルダ分けは必ず破綻する
・社内のナレッジの所在が属人的になっていることは、究極の無駄である

ということです。

■フォルダ分けは必ず破綻する

フォルダ分けは必ず破綻します。
もしくは、何らかの大いなる犠牲によってしか成り立ちません。

なぜならば、例外の存在を許さないからです。

例えその他を設けているとしても、その他が大きくなるし、
そもそもアップロードする人が「その他」にすべきか。とかそういう迷いが生じます。
その他が大きくなるとカテゴリを増やすわけですが、結局それは泥沼なのです。

例えば、事例と提案資料と媒体資料というカテゴリがあったとして、
新しい媒体の提案資料で、とても成功事例だったらどうしましょう？

すいませーん！昨日見たあの資料、どこにありますー？

■時間は節約しよう

結局のところ、それは資料をアップロードする人、資料をダウンロードする人
両方にとって無駄です。

社内にMTでブログを作れば
　アップロードする人は、タイトルさえ適切につければ後は何も考えず大丈夫
　ダウンロードする人は、とりあえず誰にも聞かずそれっぽい言葉を検索すれば大丈夫
という一石二鳥が実現します。

導入を決めたら、後は目立つところで旗を振り続けるだけ です。

あなたの資料をとにかくアップロードしまくって、何か聞かれるたびに
「あ、それブログにアップしときました。検索してください」って言うだけ。

そのうち、あなたに聞く前にみんな検索するようになります。