「残業を中心にいろいろ考えてみた 」で仕事の効率化が必要になるのかなと思い、私の考え得る範囲で事務仕事に利用できる効率化について書きたいと思います。
ただ、ここで列記することは、効率化好きな人は 「分かる！」ということばかりで、効率化に興味のない人には「普通すぎ 当たり前やん」という事だと思います。
でもこういう事を愚直にすると、けっこう効率化ができます。
ただ、自分でも思うのですが、効率化ばかりを追求すると殺伐としますし、急いだり焦ったりして仕事をすることは決していいことではないと思います。
ムダを省く 不要なものを取り除くという意味で効率化を取り入れていただければと思います。
■１■ショートカットキーを使う
エクセル、ワード、インターネットエックスプレス等を使用中、マウス操作を同じ作業をキーボードキーで作業することです。
よく使うのは Ctrl,Alt,Sift キーを押しながら他のキーを押して使用します。
例えば、現在ＰＣで見られている方、試して見て下さい。
・Ctrl を押しながら Ｄ を押す →お気に入りの追加 ができる
・Ctrl を押しながら Ｐ を押す →印刷 のウィンドウが出る
というように使います。
以前書きましたが、毎日膨大なデータを扱う部の人が、「明らかにショートカットキーを使った方が時間削減できる」と言っていました。
ＷＥＢで「ショートカットキー」 で検索するといろいろと出てきます。
■２■「ローマ字入力」でなく「かな入力」を使う
私も途中まで「かな入力」を練習していましたが、忙しくなり中断していました。
絶対ものにします。
☆「効率かなるか 「かな入力」 」
http://ameblo.jp/naturin888/entry-11896759390.html
■３■「いつもこれ行ってるなあ」と思うことはマニュアル化する
書類、エクセル、ワード、メールなどで、いつも記入していることなどは毎回記入、書かなくていいように入れこんでおきます。また、書類なども暇な時に、例えば可能なら印だけ先押しておくとか、年月だけ先に記入・入力しておきます。
メールの場合、署名は自分のプロフィールだけでなく、いつも使う語句を、例えば
「株式会社
様
いつもお世話になっております。
○○の××です。」
まで入れこんでおくといいかもしれません。
■４■いつも使う物は使いやすい所に置く or しまう
右利きの人は通常右にメモ、左に電話機を置きます。
このように全ての物をよく使う側に配置します。
これは日常でも応用できることで、家の中を台所用品、文房具、浴室用品と置くのでなく、使う場所に置いておくというものです。１人暮らしの人が台所に歯ブラシ＆洗顔料を置くかんじです。みかんを台所に置くのでなく、食べる場所のリビングに置くかんじです。
■５■作業する時はできるだけ近くに物を置く
パソコン作業以外の作業です。
例えば、数枚の書類を１枚ずつ取って、最後に１つの封筒に入れるとします。
その時に、数枚の書類を無造作に置くのでなく、できるだけ自分に近づけておきます。
１０セットくらいなら、あまり変わりないかもしれませんけれど、数１００セットなら腕の往復を考えれば結構な時間削減になります。
■６■両手を使う
■１■の ショートカットキー もマウスの片手に比べて両手を使います。
このようになるべく両手でできるように考えます。
以前、頻繁に押印する仕事がありました。
その時、印（シャチハタ）のフタをキーボードの左にセロハンテープで立ててくっつけて、左手で押印するようにしていました。
但し これは、印をきちんとおさなくても良い場合に限ります。。
■７■色分けする
プロジェクトごと、日付けごと、重要度ごとに色分けします。
これはスケジュール、ファイル、籐に使用します。
手帳をプロジェクトごとに色で分けて書いている人もいますね。
■８■効率化をしてる人のまねをする
これが一番の近道かもしれません。
ただ、勝手にまねされて嫌な人もいるかもしれませんので、人を見て 「○○さんのやり方いいですね。まねしていいですか？」と聞いた方がいいかもしれません。
これに関連して、同じ部で同じ作業をする人がいる場合、効率化できたことは、皆で共有すると部全体の効率化が図れると思います。
私は封筒の糊付けをする際、１つ１つの封筒を糊付けをしていたのですが、先輩の
・数枚の封筒の糊付けする部分を並べておく
→ 一気に糊付けする部分に糊をぬる
→ １つ１つの封筒を折って糊付け部分を貼り付けていく
という技をまねさしてもらうようになりました。
当たり前のことばかりですが、結構成果はでるかと思います。
いやー本当に、全ての人が自分が貢献できて楽しいと思える仕事に就けたらいいですね。
それがいろいろな労働問題の解決になると思います。
口では言えますが、なかなかむずかしいですね。
私は時間のムダ削減よりも、お金のムダ削減を教えてほしいです。。
ただでさえ多い食費が、先月通常の２．５倍でびっくりしました。
方法論の問題というより、意思の問題なのですが、、。
ただ、ここで列記することは、効率化好きな人は 「分かる！」ということばかりで、効率化に興味のない人には「普通すぎ 当たり前やん」という事だと思います。
でもこういう事を愚直にすると、けっこう効率化ができます。
ただ、自分でも思うのですが、効率化ばかりを追求すると殺伐としますし、急いだり焦ったりして仕事をすることは決していいことではないと思います。
ムダを省く 不要なものを取り除くという意味で効率化を取り入れていただければと思います。
■１■ショートカットキーを使う
エクセル、ワード、インターネットエックスプレス等を使用中、マウス操作を同じ作業をキーボードキーで作業することです。
よく使うのは Ctrl,Alt,Sift キーを押しながら他のキーを押して使用します。
例えば、現在ＰＣで見られている方、試して見て下さい。
・Ctrl を押しながら Ｄ を押す →お気に入りの追加 ができる
・Ctrl を押しながら Ｐ を押す →印刷 のウィンドウが出る
というように使います。
以前書きましたが、毎日膨大なデータを扱う部の人が、「明らかにショートカットキーを使った方が時間削減できる」と言っていました。
ＷＥＢで「ショートカットキー」 で検索するといろいろと出てきます。
■２■「ローマ字入力」でなく「かな入力」を使う
私も途中まで「かな入力」を練習していましたが、忙しくなり中断していました。
絶対ものにします。
☆「効率かなるか 「かな入力」 」
http://ameblo.jp/naturin888/entry-11896759390.html
■３■「いつもこれ行ってるなあ」と思うことはマニュアル化する
書類、エクセル、ワード、メールなどで、いつも記入していることなどは毎回記入、書かなくていいように入れこんでおきます。また、書類なども暇な時に、例えば可能なら印だけ先押しておくとか、年月だけ先に記入・入力しておきます。
メールの場合、署名は自分のプロフィールだけでなく、いつも使う語句を、例えば
「株式会社
様
いつもお世話になっております。
○○の××です。」
まで入れこんでおくといいかもしれません。
■４■いつも使う物は使いやすい所に置く or しまう
右利きの人は通常右にメモ、左に電話機を置きます。
このように全ての物をよく使う側に配置します。
これは日常でも応用できることで、家の中を台所用品、文房具、浴室用品と置くのでなく、使う場所に置いておくというものです。１人暮らしの人が台所に歯ブラシ＆洗顔料を置くかんじです。みかんを台所に置くのでなく、食べる場所のリビングに置くかんじです。
■５■作業する時はできるだけ近くに物を置く
パソコン作業以外の作業です。
例えば、数枚の書類を１枚ずつ取って、最後に１つの封筒に入れるとします。
その時に、数枚の書類を無造作に置くのでなく、できるだけ自分に近づけておきます。
１０セットくらいなら、あまり変わりないかもしれませんけれど、数１００セットなら腕の往復を考えれば結構な時間削減になります。
■６■両手を使う
■１■の ショートカットキー もマウスの片手に比べて両手を使います。
このようになるべく両手でできるように考えます。
以前、頻繁に押印する仕事がありました。
その時、印（シャチハタ）のフタをキーボードの左にセロハンテープで立ててくっつけて、左手で押印するようにしていました。
但し これは、印をきちんとおさなくても良い場合に限ります。。
■７■色分けする
プロジェクトごと、日付けごと、重要度ごとに色分けします。
これはスケジュール、ファイル、籐に使用します。
手帳をプロジェクトごとに色で分けて書いている人もいますね。
■８■効率化をしてる人のまねをする
これが一番の近道かもしれません。
ただ、勝手にまねされて嫌な人もいるかもしれませんので、人を見て 「○○さんのやり方いいですね。まねしていいですか？」と聞いた方がいいかもしれません。
これに関連して、同じ部で同じ作業をする人がいる場合、効率化できたことは、皆で共有すると部全体の効率化が図れると思います。
私は封筒の糊付けをする際、１つ１つの封筒を糊付けをしていたのですが、先輩の
・数枚の封筒の糊付けする部分を並べておく
→ 一気に糊付けする部分に糊をぬる
→ １つ１つの封筒を折って糊付け部分を貼り付けていく
という技をまねさしてもらうようになりました。
当たり前のことばかりですが、結構成果はでるかと思います。
いやー本当に、全ての人が自分が貢献できて楽しいと思える仕事に就けたらいいですね。
それがいろいろな労働問題の解決になると思います。
口では言えますが、なかなかむずかしいですね。
私は時間のムダ削減よりも、お金のムダ削減を教えてほしいです。。
ただでさえ多い食費が、先月通常の２．５倍でびっくりしました。
方法論の問題というより、意思の問題なのですが、、。