文字に綺麗さ不要、スピード重視！

長時間労働削減の施策として
「会議の見直し」に
取り組む組織が増えていると感じます。

例えば、
・司会進行のスキル向上教育
・会議時間短縮
・資料の見直し
・会議ルールの策定　など

大きくこんな感じでしょうか。
 
 

会議効率化の隠れキーマンは
書記役（書く・入力）です。
 
誰が担当するかによって
議論のスピードが全く違います。

これは私が年間180日近く、
ホワイトボードを使った企業研修・
学生向け講座を担当する中
実感することです。
 
 
会議や打合せ、
ホワイトボードを使ったり、
直接決定事項をPC入力したり、
記録＆見える化しながら進めることが多いです。
 

【よくある書記役の決め方】
 
参加者の中で1番若い人。
字が綺麗という理由で選ばれた人。
 
この決め方、本当にベストでしょうか？
 
イライラさせる書記係（ホワイトボード編）
代表的な３パターンをご紹介します。
 
メモその①
字の綺麗さだけに囚われて、
書くスピードが遅い書記。
漢字で丁寧に書こうとしすぎる。
「あー、漢字が出てこない。あれっ、これであってます？」
と言っては、議論を中断させる（ことに気付いていない）
漢字不要。ひらがな、カタカナでOK。
 
 
メモその②
要約力不足・知識不足の書記。
特に、発表者の発言量が多い時、
「うーん、なんて書きましょう・・」と発言者に求める。
 
発言者は、書記のために一度話した内容を、再度要約して伝える。
中には「その下に〇〇と書いておいて。」と発言者が書記に書く内容まで指示。
書記は言われたままただ書くだけ。
議論が進まない。
要約するのは書記の仕事です。

メモその③
決めきれない書記。
書いた後に、「これであってます？これでいいですか？」と確認する。
書き留める内容さえも決められない。
気遣いは大事なこと。
でも毎回議論を止めないで。
 
 
 
宝石赤まとめ
書記に向いている人

要約力がある
知識がある
決断力がある
 
文字の綺麗さは不要です。
大きく誰もが読める文字で書くこと。
求めるのは綺麗さではなく「速記」。
字が大きくて綺麗な方だと、なお良しでしょう。
 
となると、書記担当は
中堅から上位者が理想ではないでしょうか。
 
※こちらの内容は、就活生にもお勧めです。
採用選考のグループワーク・グループディスカッション書記役の方は、要注意です。