こんにちは。俣野成敏（またのなるとし）です。
仕事で、週報や日報を書いて上司に提出する、といった作業をしている人も多いでしょう。最近は、テレワークが進んだこともあり、日報をメールで提出して、それで勤務管理をしている会社もあるのではないかと思います。
私も、部下が書いた日報を、よく読んでいました。
本人は気づいていなかったかもしれませんが、日報には、意外に書き手の精神状態が投影されています。つまり日報を読めば、相手が仕事に対してどのような感情を抱いているのかが、こちらには丸見えです。
サラリーマンの方からよくいただく質問の1つに「毎日、日報を書いていると、そのうち書くことがなくなって困る」といったものがあります。特に、ルーティンワークで毎日同じことをしているような方は、ほとほと困っているようです。
とはいえ、「日報に書くことがない」と悩んでいる人は、たいてい提出間際になって、慌てて日報を書いているのではないでしょうか。
そういう方は、おそらく日報に対して、もともと苦手意識があるのでしょう。ギリギリまで手をつけないで、締め切り間際になってから書こうとしても、すでに何をしたのか忘れてしまい、後の祭り…というパターンが意外に多いわけです。
こういう方に対するアドバイスとしては、「自分の記憶力をアテにしない」ことをお勧めします。私の場合、今はスマホのGoogleカレンダーなどを使っていますが、予定や大事なことは、すかさずスマホにメモをします。
もちろん手帳でも構いませんが、それを後で見返せば、「そういえば昨日はこんなことをしたな」と思い出すきっかけになるでしょう。さらに書いた予定の近くに、「行動した結果がどうだったか？」や「気づいたこと」などをメモしておき、それを日報にして出せば、結構、立派な報告書が出来上がるのではないでしょうか。
スケジュールメモのメリットは、後で自分の行動を振り返ることができることです。他に、たとえば予定の横にチェックボックスをつくっておき、予定が済んだらチェックを入れるようにすると、達成感も得られます。
中には、「そんなの子供じみている」と思われる人もいるかもしれませんが、こんな簡単なことをするだけでも、「オレは結構、頑張っているんだな」と実感できます。よろしければ、やってみていただければと思います。
これはメモに限りませんが、文章などを書く際に、他人のために書くように意識すると、良いものが書けます。私自身、いつも「読んでくれる人にとって役に立つ内容になっているか？」ということを意識して書くようにしています。
もし、自分に対する世の中の評価を知りたければ、自分が起こした行動に対するリアクションを見ればわかります。仕事に一方通行はありません。
「それを知るための第一歩として、日報がある」と捉えるようにすれば、今よりも興味を持って日報作成に取り組むことができるようになるのではないでしょうか。
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ありがとうございました。