こんにちは。俣野成敏（またのなるとし）です。
会社にとって必要不可欠である会議。いろんな意見を戦わせて斬新な企画や打開策を見つけたり、重要な決定を下したり、といった役割があります。しかしその一方で、「無駄な会議が多い」のも事実です。
2016年10月に、日本経済新聞社が自社の電子版読者1797名を対象に行ったアンケートによると、「残業が減らない理由」として「非効率な会議やその資料作成が多い」という回答がもっとも多く、31.6%でした。特に資料作成に関しては、「会議中に突っ込まれても困らないように作成するが、実際は使われないことのほうが多い」といった意見が寄せられていました。
無駄と知りつつ、それまでの慣習や、やめることに対する不安から、惰性で続けている会議が多いようです。けれども、私たちビジネスパーソンは、限りある時間の中で成果を出すことを求められています。無駄とわかっている以上、勇気を持って「会議に出ない」という選択肢を取らなければなりません。
まず、最初にやるべきなのは「自分が出るべき会議と出なくてもいい会議を見極める」ことです。自分が出る必要のある会議とは、
1、自分が意見を述べなければならない会議
2、どうしても晴らしたい疑問がある会議
3、自分が意思決定に加わる必要のある会議
の3つです。
これ以外の会議は、基本的に参加しても椅子に座っているだけです。ですから私はサラリーマン時代、この3つのいずれかに該当しない会議には極力、出ないようにしていました。
会議に参加する目的の一つとして、「情報収集のために出席しています」という人がいるでしょう。確かに、「周りはみんな知っていて、自分だけ知らないことがある」というのは不安なものです。そうならないためには、あらかじめ“情報屋を雇っておく”ことがポイントとなってきます。
たとえば、会議に出る予定のメンバーの中から、適当な人を選んで「お昼をご馳走するので、後で会議の議事録を見せてもらえませんか」などとお願いしておきます。そうやって2時間の会議を、後でまとめて30分で内容を聞くことができれば、残りの1時間30分を他のことに充てることができます。要は、自分で会議をマネジメントする、ということです。
中には「会議に出ないなんて、そんなことができるの？」と思われる人もいるかもしれませんが、もちろん努力しなければ出ないで済ませることはできません。裏を返すと「私たちはもっと会議に出ない努力をするべきだ」ということです。
会議に出ないで済ませる方法としては、「同じ時間に客先へのアポなど『こちらのほうがもっと重要である』と言える仕事を入れる」、または「会議に別の会議をぶつける」などがあります。
「会議に別の会議をぶつける」というのは、私がサラリーマン時代にやっていた方法です。同じ時間に別の会議室の予約を入れて、“一人会議室”で仕事をすることです。これは大変、仕事がはかどります。たまに、他のグループが間違えて会議室に入ってくることがありますが、そういう時は「まだこないな」などと言って他の人を待っている振りをしてやり過ごします（笑）。
ちなみに、会議に出ずにみんなと別行動を取る際のコツですが、同じ部署の人が会議が終わって席に戻った頃合いを見計らって、自分も席に戻ることです。そうすれば、余計な憶測をされずに済むでしょう。
多くの人が「会議に出席しなければ怒られる」とか「人事査定に響くのでは」と思っているでしょう。しかし実際は、ご自身が思っている以上に出なくても怒られない会議のほうが多いのです。査定に関しては、出なかった時間を使って他のことでより多くの成果を出せばいいのです。
ありがとうございました。
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