メール配信における個人情報の漏洩に関するお詫びとご報告
2013年4月3日
中丸啓事務所
衆議院議員 中丸啓
この度、弊事務所が企画する異業種交流会のお知らせにおいて、弊事務所担当者が１回目4月1日 午後9時9分頃、２回目4月2日午後2時14分頃に、ご案内メールを発信させて頂いた際に、一部の方々のアドレスを、他のお客様に表示したまま一斉送信してしまい、その中に含まれていた方のメールアドレスが流出する事故が発生いたしました。
管理体制の不備からこのような事態を招き、大切な皆様に、ご心配とご迷惑をおかけすることとなり心より深くお詫び申し上げると共に、その内容及び事故の発生原因、今後の対策について下記の通りご報告いたします。
また、二次被害発生防止のため、本件発生時に受け取られたメールに関しては削除して頂きますよう重ねてお願い申し上げます。
(1)漏洩した個人情報及び対象者への対応
漏洩した個人情報は、2013年4月1日、2日両日に160名分のメールアドレスでございます。対象となった方々に対しては翌日弊事務所担当者より謝罪及び対応報告をメールにて行いました。
(2) 当日における事故の経緯について
2013年4月1日 午後9時頃、4月2日午後2時過ぎより、弊事務所担当者がお名刺を頂いた皆様に対し、電子メールをもって異業種交流会開催告知メールを送信しようとした際、皆様160名を宛先[To]に設定したまま送信したために、メールを受け取った方に、皆様のアドレスが表示したまま送られる状態となっていたことから、お名前と電子メールアドレスが流出する事態となってしまいました。
(3) メールアドレス流出の原因
メール送信の際に、弊事務所担当者の人為的なミスが発覚しないまま送信し、本来なら一人一人に対して宛先[To]を設定しメールを送信されるはずが、同じメールに対し宛先[To]にアドレスを追加し送信してしまった事が原因でございます。
(4) 事後対応
弊事務所の管理体制の甘さから、本件のような事故が発生したことを厳粛に受け止め、深く反省すると共に、当日弊事務所代表より、皆様に対し、個人情報漏洩についての事故報告、今後の対応及び謝罪メールの送信を行いました。漏洩の対象となった利用者の皆様には誠心誠意対応させて頂く所存でございます。
現在のところ、個人情報の漏洩があったお客様から二次被害のご報告はございませんが、 何かしら新たなご報告がございましたら、都度公式サイトまたはメールにてご報告させていただきます。
(5) 再発防止策
本件に関して、以後下記の通り再発防止に努めます。
1. プライバシーポリシーの策定と周知徹底
弊事務所での個人情報管理につきまして、「プライバシーポリシー」策定し、再度弊事務所内での情報管理について周知徹底を行います。
2.個人情報管理の徹底
個人情報の取り扱いに関する諸注意を徹底致します。
弊事務所内で個人情報を取り扱う際の厳格なる基準を定めるとともに、意識徹底して運用に望みます。
本件に関しまして、ご迷惑やご心配をおかけ致しました皆様に重ねて心より深くお詫び申し上げます。一同、管理体制の向上に誠心誠意努力をして参ります。
今後とも引き続き変わらぬご指示ご鞭撻を賜りますよう平に伏してお願い申し上げます。
お問い合せ
メールアドレス nakamaru.office@gmail.com
中丸ひろむ広島事務所082-237-1661
担当：森野