来年から電子取引データの保存が義務化
対象となる書類と保存方法の要件とは
2024年１月から電子取引データの保存方法が変更となる。例えば、オンライン上で受け取った請求書や領収書等の電子取引データをプリントアウトして紙で保存していたという場合、2024年１月からはその電子取引データをデータのまま保存することが必要となってくる。申告所得税や法人税に関して帳簿･書類を保存する義務のある事業者が、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければならない。
どのようなデータの保存が必要かというと、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当するデータを保存する必要がある。あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではない。ただし、受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があるので注意が必要だ。
保存方法の要件としては、「可視性の確保」と「真実性の確保」の２つを満たす必要がある。「可視性の確保」では、(1)モニター・操作説明書の備付け、(2)検索要件の充足が求められる。ただし、前々事業年度における課税売上高が5000万円以下の場合や、電子データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理している場合は、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしてあれば、(2)の要件は不要となる。
また、「真実性の確保」は、改ざん防止のためだが、「不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて遵守する」といったシステム費用等をかけずに導入する方法もある。そのほか、「タイムスタンプが付与された取引情報を受領する」、「訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存」といった方法もある。なお、改ざん防止のための事務処理規程については、国税庁のホームページにサンプルが掲載されているため、参考にされたい。