今日は、私が起業したての頃に
学んだ中で、
これを早めに実行できていたら
もっと負担なく仕事ができた
と思うことをシェアしますね。
起業したての頃は、
「仕事は早いね！」とほめられたく
そして、
「仕事をどんどんこなして
実績をつけたい」と思い、
いま以上に即レスを
意識していました。
意識した結果、
土日祝日も
ずっとスマホにへばりついてしまい
逆に、ずっとスマホを
ダラダラと見る時間が増え
集中力が短くなり
指示を正しく読み取れず
３回も同じ注意をされてしまう・・・
という失敗をしていまいました
そこから
「できるだけ早くお返事をしたいけど、
かつ内容を誤って認識することはなく、
そして自分が無理せず
対応するにはどうしたら良いか？
私なりにまとめてみたので
参考になったら嬉しいです^^
1.見ない時間を決める
返信を見る時間と、
見ない時間を決める。
この日は、見ないと決めたら
極力見ないようにしましょう。
事前に何か友人との約束を決めたり
スポーツをする時間にしたり
強制的にスマホやPCを
見れないようにしておくと良いですね。
見ない時間を決めることで
メリハリができて
内容の誤認が減りました
2.時間返信時間を決める
例えば、
「５分以内には返事をする」と
時間を決めてしまうと
隙間時間でも対応しやすいです。
ダラダラと返事に
時間をかけるのではなく
もったいないので
「○分までには返す」と決めて、
返事をしましょう。
では、
返信に時間がかかりそうだと
思ったらどうすればいいか？
３つ目のポイントで
方法を紹介します↓
3.とりあえず内容を確認し、現状報告
「クライアント様からメッセージが来た！
見ようかな、どうしようかな・・・」
と悩む時間が一番無駄です
（私もよくやってしまいますが）
見るのを先延ばしにすると
逆に気になって他の仕事に
集中できなくなってしまうので
できるだけ
確認できるときに確認し、
時間が必要な場合は、
「○日までにお返事いたします・対応します」
と伝えたり、
「かしこまりました」
と内容を確認したことを
クライアント様に
伝えておくようにしていました。
後日その内容を確認できるように
・スマホにメモをしておく
・やり取りのスクリーショットを撮っておく
・メールのフラグを立てておくと
後からでも漏れなく対応できます
私は、スクリーンショットを撮る、
スマホのメモアプリにメモしておき
そのメモをピン留めしています。
4.スマホアプリを入れておく
PCだけでなく
スマホにもアプリを入れておくと
即レス対応しやすいです^^
私は、
Slack、公式LINE、
Facebookメッセンジャーなどの
アプリを入れています。
無料でダウンロードできるので
持っていない方はこの機会に
ぜひダウンロードしてくださいね。
5.焦ったら少し寝る
タイミングによって、
複数のクライアント様から
メッセージが来ていて
ふと、スマホを開くと
未読通知がたくさんで
焦ることも・・・。
少しでも焦ったら
５分だけ目を瞑る・
仮眠をとりましょう。
そして、気持ちを落ち着けてから
優先順位と返事時間を決めて
１件ずつ対応していくのが
おすすめです。
6. 24時間以内には返事
私は、自分の時間を必要以上に
削ってまで対応する必要は
ないと思いますが
だからといって
２〜３日経っても返事がないのは
相手に対して失礼です。
基本は、メッセージが届いてから
24時間以内の返事を心がけています。
事前に返事ができない期間が
わかっている場合は、
事情を説明して、
あらかじめお伝えしたり
チャットを使っている場合は、
自分の名前に「1/5は返事が遅くなります」
「12/29〜1/3休暇を頂きます」
「1/5〜8 引っ越し移動中」
などと書くのもありですね。
無理せず仕事のレスポンスを
早くするコツを紹介してきました！
ポイントを押さえれば
無理に自分や家族の時間を
削ってまで仕事のレスポンスを
過剰に早くしなくていいかなと思います。
クライアント様が繁忙期で
一時的な期間、即レス対応が
求められる場面もあると思いますが
それが延々と続くわけではないですよね
「確認できる時に確認する」意識を持ちつつ
プライベート時間も大切にしながら
お仕事をやってきましょう＾＾
あなたの参考になったら嬉しいです
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