コロナ禍によりスピードを上げ普及、そして各企業に浸透したオンライン会議（Web会議）。
私ども大萬でも取り入れ実施、就業開始時の朝礼でも活用しております。
使用する前、確かに耳にしてましたし、実際にメーカー様におかれてはすでに導入、活用されていたのも知っていたのですが、実際どうなんだろう・・・なかなかWebでは、伝わらないのでは・・・結果、時間の・・・なんて、悪いように考えていたのですが、実際導入、活用してみると、とても便利ですし、移動の時間が省けるし、時間の拘束もなくなり、そして逆にいつも発言しなかった人も、発言しやすくなっているのではないかと感じております。
そんなオンラインでの会議についてですが、もちろんの事ながら最大のメリットは、「離れた場所にいる相手と顔を合わせながら、会話や資料の共有ができる」 ことです。
しかし、その一方で対面との相違や課題なども認識されております。
そこで、円滑なやりとりを実現できる「オンライン会議の心得」が紹介されていましたので、ご案内させていただきます。
①所要時間は対面の1.5～２倍を見積もる
オンライン会議の議事の進行スピードは、対面の会議に比べて、3分の2から半分程度です。
まずは開始時、参加者全員がスムーズに接続し、定時に開始されることは、必ずしも保証されません。
参加者 それぞれの通信環境もまちまちなので、音声や画像が途切れることもあります。
対面と違って「空気」が読みづらいので、複数の発言が重なる場合や譲り合うことも少なくありません。
テレワーク環境が十分に整っていない現状では、思わぬアクシデントが生じる可能性があります。
余裕をもった時間設定を心掛ける必要があります。
②会議そのものの再確認
対面よりも時間がかかることを前提とした場合、会議の内容をどれだけ効率化するかが非常に重要です。
会議の本質に立ち返り、会議のあり方について再度見直すことも必要です。
その際、特に需要になるのが、「議題の確認」「所要時間の事前確認と厳守」「資料の事前共有」「結論の曖昧化防止」「進行役（司会）の配置」などです。
③目線の違いを意識
対面の会話では、聞き手の目と表情を見ることが必須です。それには、次の2つの効果があります。
（1）聞き手が「自分に注意を払ってくれている」と感じ、傾聴する意欲が保たれること
（2）聞き手の表情を観察することで、どんなふうに受け止められているかを把握できること
オンラインでの会話では、目と表情の両方を同時に見ることはできません。
相手の表情を見ているとき、すなわちPCの「画面」を見ているときは、カメラから目線が外れてしまいます。
聞き手にとっては、話し手がこちらを見ていない状態になってしまうのです。
そこで、話す時には相手の表情をよく見て、こちらの言葉がちゃんと届いているかを確認し、発言の最後にカメラを見ることを心掛けるようにしましょう。
④発音はゆっくり、母音を丁寧に
通信環境が悪い場合には、音質が想像以上に劣化し、言葉が伝わりにくくなることが少なくありません。
ニュースキャスターと同じくらいの速度（400字/分、１秒に７字程度）で話すことを意識してみるのが良いそうです。
また、「アイウエオ」の母音を意識し、口を大きく開けて発声することで、よりはっきりと聞こえるようになります。
⑤ジェスチャーを活用
オンライン会議では、場の雰囲気や空気感はほぼ伝わらなくなり、話している側は「伝わっているか」が不安になるものです。
その為、オンライン会議では話を聞いている側の配慮が求められます。
具体的には、話し手に対して、次のようなコミュニケーションを積極的に取ると良いそうです。
・「聞いている」ということを示すために、対面時よりも大きくうなずく
・「わかった」ときには、手で大きな〇（まる）をつくったり、サムアップ（親指を立てる）サインを出したりして、話し手に伝える
・発言や質問があるときは、見えるように手を挙げる
・笑顔を伝えたいときには、微笑ではなく満面の笑みを浮かべる
⑥休憩をこまめに
オンライン会議は、長時間PCに向き合うことになるため、かなりの疲労がたまります。
こまめに休憩を取るようにしましょう。
結果的には、そのほうが作業効率も上がります。
厚生労働省の「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドラインについて」では、連続したパソコン作業は１時間を超えないようにし、次の連続作業までの間に10～15分の作業休止時間を設け、かつ、一連続作業時間内にも1～2回程度の小休止を設けること、と定められております。
このような内容が紹介されておりました。
私どもも確かに、発信者本意で進行していると「全く聞こえていなかった」「途切れており聞こえなかった」「光ってみづらい」など、色々な問題を抱えながら、その場その時の対処しかしておらず、何を注意するべきなのかは特に考えていませんでした。
その点を反省し、効率良くオンライン会議（Web会議）を進めていきたいと思います。
ご参考までに。
ではでは
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