マスターファイルの管理ってどうやってますか？
とくに、課題一覧とか社外とおなじファイルを使っての情報共有ってホント難しい。
どうしてもお互いが同じタイミングで更新したいタイミングが発生するので、
同じマスターからお互いに更新をすると、2つのバージョンが出来上がってしまう。
これはなとかしなければなりません。。
１．ツールを使う
お金をかけてもよければ、社外からもアクセス可能な構成管理ツールを導入する。
編集中であることがわかる様に、ロックをかけて作業すればよいのです。
これはとても簡単ですね。
ただし、立ち上げ時に幾ばくかの設計などをせねばなりませんし、利用ルールを
作らなければなりません（ルールはどんなやり方でもひつようですが）
２．共有フォルダでなんとかする
ツールを入れるまでコストをかけたくない、という場合
相互でアクセス可能な共有フォルダがあれば、更新中が分かるフラグファイルを使って
相互更新を防ぐという手もあります。(ex. 日付時刻_修正者名.txtなど）
３．スケジュールを決める
メールで情報共有をやっている場合は、難しいですね。
更新してよいタイミングを決めて、例えば、火曜日の打ち合わせに対しての資料ならば
月曜日の12時までにA社が更新してメールし、B社は月曜17時までに更新して・・という風に
相互同時更新が起こらないタイムスケジュールを作るというのもありますが、
できるだけ、自分は最後に触りたいものですし・・・・
４．更新者固定
完全にマスタ更新をする人を決めてしまうというのも手です。
それは各社のどこかでも良いですし、プロジェクトならばPMOを立てて必ずそこが更新する。
更新する内容はメールにてやり取りしてマスタにマージしていく。
これには細かいルールをつけてあげる必要が出てきます。
更新なのか、新規なのか、更新ならば元の文書をどういう修正を加えたのかがわかる様に
記載するルールも必要で、そこそこめんどくさい。
５．とりあえずお互い更新してマージする
一番やりたくないのがこのパターン。
前週にマージしても打合せのたびに同じ名前の別の内容の課題表をお互いが持ってくる
なので、結局毎回お互いがマージをするのだけど、認識に齟齬ができるとずれたままの
資料をベースに会話をすることになるので、あとで事故が起きる可能性がある。
１と２は設備がいるんですぐ導入できない場合もありますがやはりこちらが良いですね
３はお互いの合意をきっちりすることが大事
PMOがいるならば４を選んでお任せするというのが良いと思います。
５はやりたくないですなぁ
実際は結構このパターンが多い気もしますが。
マスターは一つにすべきなのです。だってマスターなのだもの。