◎保存用データー以外のものについては極力印刷を避け、
メールで送信するなどを基本にしたほうがいい。
（未だにFAXを多用している部門が多数あり）
◎取引業者への紙での書類渡し。
電子データーによるやりとりが必要です。
もう一点は注文書，及び見積書の電子化です。
今まであまりにもアナログ的です。ほとんど電子化できる。
◎パソコン上で見られるものでも紙で出す(のがムダ)。
意識付けを徹底してやるべきです。委員会としても強く推奨します。
ただし、電子化におぼれて本質を見失わないように注意しましょう。
実施にあたって難しいことは何もありませんので、
意識付けと慣れの問題だと思われます。
念のため、最近実際にあった事例をもとにあえて注意点を挙げます。
【納期3週間前】
書類の原案をメールにて送付。
送付先は年配で多忙を極める方なので、
遠慮して特に念を押すことはせず。
忙しいのかな……と思い2週間返事がないまま経過する。
【納期1週間前】
ここで初めて先方に電話で連絡。
進捗状況を聞くが、先方は『わかりました』という返事。
『何がわかりましただっ！返事はスグによこせよっ！』
と言いたいところを遠慮して電話を終える。
【納期3日前】
返事は来ない。さすがにおかしい。
改めて電話すると、先方から
『メールがコチラに届いていないですよ』……なにぃっ！
あわてて自分のＰＣを確認していたところに、先方から連絡が入る。
『スイマセン、メール届いていました。
っていうか、コレ、貴方に返信していませんでしたっけ？』
……いい加減にしろぉ～っ！
間違いなく原案のメールは送ったし、返事は来ていない。
俺は悪くないっ！
確かに先方もだらしないですが、
コチラにも落ち度がありますよね。
連絡方法が紙ベースであろうとメールであろうと、
到着確認・受領確認を怠っては意味がありません。
上記には控えめに遠慮と書きましたが、これは送付側の怠慢です。
◎業務の重要度が高いとき
◎先方が忙しいとき
◎メールに慣れていない方のとき
などは先方から煙たがられることを恐れずに、慎重かつ確実に進捗確認を行いましょう。
データーの電子化はあくまでも手段です。
データーを管理して運用するのは人間であることを忘れずに！