こんにちは、泰子です。
今日のご相談は
会議で叱責・詰問されます。
工程が遅れたため会議で顛末書を書かなければなりません。
以前は、顛末書を７回書き直させられました。
今から憂鬱です。
複数の上司から詰問されたときに頭が真っ白にならない方法を教えてください。
です。
会議で叱責・詰問される中で前向きに取り組もうとされている姿勢、とても素晴らしいと感じます。
あなたはもう十分に頑張っていらっしゃいますので、これ以上ご自身を追い詰めないようになさってくださいね。
「詰問されたときに頭が真っ白にならない方法を教えてください」とのことでしたので、まずはそこから回答させていただきますね。
「詰問」ととらえると、より辛さが増しますので「フィードバックをいただく」機会だと思い込むのがいいかもしれないですね。
国語辞典では以下のように定義されています。
・詰問…相手を責めて問いただすこと（広辞苑）
・フィードバック…物事への反応や結果を見て、改良・調整を加えること（goo辞書）
「子どもだましじゃないの？」と思われるかもしれませんが、フィードバックだと思えば改善策を伝えなければなりません。
つまり、上司が何を知りたいのかを考えて会議に挑む必要があるのです。
（上司は揚げ足を取ってくるかもしれませんが、それすらも彼らなりのフィードバックとして受け取りましょう）
その際に必要なのは事実確認のすり合わせです。
・（工程が遅れたことで）どのくらいの損害があるのか
・業務完了の時期はいつ頃になる予定か
・誰が対応するのか
・（工程が遅れたことで）どのくらいの労力が新たに必要となるのか
などが出てくるかと思います。
次にこれらに対しての対応策を３案ほど提示します。
また、今後同じような事態が発生しないように予防策はあるのか、などもあるといいでしょう。
そして、説明の合間にはこまめに「ここまでの説明でご質問はありますか？」と必ず相手の確認をとります。
また、パワハラ的な上司がいた場合は「私の後学のためにみなさんからのフィードバックに齟齬がないようにするため、録音させてください」と言っておくのも効果的です。
防犯カメラの例ですが、愛知県刈谷市では、街頭犯罪を防ぐために防犯カメラを設置した結果、設置後の5年間で刑法犯認知件数が46.4%減少したケースがあります。
人は見られていると思うと無茶なことはしないものです。
また、顛末書の提出ですが可能であれば一人一人に確認するのではなく、メーリングリスト形式にして全員一斉に送るのが効率的ですね。
メールのいい点は、
・記録に残る
・よって言った、言わないが生じない
のでスムーズに進みます。
少しでもあなたの頑張りが認められますように。
あなたの未来を応援しています。
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