私が今学校で請け負っている仕事。
3年生担任
授業
これはあたりまえ。
加えて、
教科主任
系統（進路に合わせて系統別の授業がある）チーフ
進路指導部副部長
募集委員（募集業務のうち、今はオープンキャンパス運営のチーフ）
某プロジェクトメンバー
そんなわけで、やってもやっても仕事が終わらない日々。
定時になんて帰れるわけないんだけど、夜はなるべく自分の時間。
スキルアップしたり友達と会ったりして人生を充実させるための時間だし、大好きなおうちになるべく早く帰りたい。
かと言って、代わりに誰かがやってくれるでなし。
タイムマネジメント、タスクマネジメントには常に頭を悩ますわけで。
毎年手帳をあれこれ変えたり、iPhoneの仕事効率化アプリを使ったりいろいろするけど、結局私にはこのやり方がベスト。
というわけで、参考までに書いてみます。
【用意するもの】
○Ａ４版大学ノート（私は行間が広めのＡってやつが好きです）
○４色ペン
○定規
【やり方】
①ノートは見開きで使います。左のページにとにかく今週やらねばならないあれこれ、頭の中にぐっちゃぐちゃに入っているあれこれを書き出します。仕事のことは青、プライベートのことは緑、いずれにしても重要なものは赤で囲む。
②右のページは６段に分ける。６段目はさらに中央に縦線を引き、２つの部屋に分ける。１段目から日付と曜日を書き込んでいく。
③①で書き出したことに締切を書き込み、さらに②のそれぞれの日の欄に落とし込んでいく。一番下のスペースのせまい欄は土曜と日曜。土日全く予定がないならいらないけど、そうでないならこれも含めてスケジューリングする。意外と準備しなきゃいけないものがあったりする。金曜日までにお金をおろすとかね。土日は手数料かかっちゃうしね。
④さて、いよいよタスクマネジメントです。今日のやるべきことに注目。やるべきことが複数の場合（まあ大抵１つってことはないか…）とにかく優先順位を付ける！タスクマネジメントはこれに限る。
⑤次はタイムマネジメント＆スケジューリング。④でふった優先順位に従って、何時に何をやるかっていう時間割を作る。ここでポイントなのは、『本日の業務終了時刻』をまず決めること。それから逆算して、何の仕事にどのくらいの時間を充てるのかを考える。「明日やろうは馬鹿野郎」的思考でいくか「明日やれることは明日やろう」でいくかは人による。私の場合は後者の方が優先順位がぶれなくてよい気がする。
⑥スケジューリングしたものをこなす。こなしたらその項目は消す。私は潔く太赤ペンでビーッと消すのが好き。左ページからも消すことをお忘れなく。これでこの項目はもう頭の中から削除。
これで大抵のタスクは完了できる。
ただし、１００％はなかなか難しい。
様々な事情で今日こなせない、ってことも出てくる。
そんな時は「明日にしよう」ってなるわけだけど、その項目を矢印で明日の欄に引っ張ったりしてはいけません。
明日の欄に、明日の仕事としてきちんと入れ直す。
そうしないと、うっかりやり忘れたりします。
忙しいからこそ、省略しない。記号や矢印を多用すると見にくくなり、結果、やり残します。
ちなみに、私の場合は日にちの下のところに、その日のざっくりした行事を書いとく。
写真だと、明日火曜日の主な行事は午後に大学の説明会、夜は異業種交流会。
てことは、明日は説明会からの直帰になるので、明日はいくらも仕事ができないな、と。
それでも絶対明日中にやらなきゃいけない仕事が出てくるので、必要最小限の仕事にとどめておく。
それと、この写真の前の見開きページには、職場で配布される月刊予定が左ページに貼ってあり、右ページにはその月やるべきことが羅列してあります。
ほんとはスタートはそこから。
その月の予定を見て、１週間ごとのタスクに落とし込んで、さらにそれを日ごとのタスクに落とし込み、スケジューリング。
当然仕事はどんどんふってくるので、増えた分は急ぎなのかそうでもないのかを見極め（というかふってよこした人に確認する）、振り分けます。
しつこいけれど、とにかく優先順位をつけること。
と、今までいろんなタイプの手帳やらノートやらを試してきたけれど、結局は大学ノートが１冊と、携帯やスマホのカレンダーがあればＯＫ！と私は思う。
とにかく、「書きだす」ことが大事。
ノートは自分の頭の中の世界を視覚化したものだということに私はしています。
だから、タスクやスケジュール以外にも、いろんな楽しいことを書いたりします。
おいしい店情報とかね、行きたいところとか、欲しいものとか。
それは結構モチベーションアップにつながる。
この仕事をやりきったらこれを買いに行こう、とか、仕事で疲れた時に、ここに旅するならどんな服を着て誰と行こう、とか妄想したり。そしてそれも書いちゃう。楽しいから。
それと、きれいに書こうとしないこともポイント。
あまりきれいに書くと、書くことで満足してしまう。
テスト勉強と称して、ノート整理をするだけで終わる、っていうパターンに似ている。
目的は「仕事を効率よく遂行すること」。
ノート作りにこだわって時間をかけるなんてもったいない。
ばっと書いてさっさと仕事する。
でないとマネジメントにならない。
あと、サイズはＢ５よりＡ４の方がいい。Ｂ５は意外とせまい。１ヶ月や１週間のタスクを書き出すのだから、小さくないほうが良いです。
以上、参考までに。
私もそうだけど、手帳やタスクリストの作り方って、意外と他人がどうやってるか知らないものだと思うので、いろんな人のを垣間見て、自分に合ったやり方を見つけるのがいいと思います。
昔、修学旅行を初めて担当した時、学年主任の先生に言われました。
「プランニングができれば、その仕事は半分終わったも同然。あとはそれをこなせばいいだけ。」
これは何事にも通ずるものだと思ってます。
別に仕事人間目指してるわけじゃない。
むしろなるべく早く仕事から解放されたい、でも人に迷惑かけないようにやるために辿りついた方法です。
とにかく責任ある仕事が多いので、しかもそれを頭の中に入れっぱなしにしておくとおかしくなりそうなので、とにかく頭から出すために書く。書いたら忘れてもいいもーん。
これはあれです。
やる気が出ないときもまあまあいいです。
時間割作っちゃうと「やらなきゃやばい」っていう気になったりします。
それでもダメな時は、大して切羽詰まってないときなので、思い切ってのんびりしちゃいましょう。
そのうち嫌でも追い詰められます。
