日本経済新聞によると、官民挙げて「デジタルトランスフォーメーション（DX）」が叫ばれても、中小企業の事務机からファクスの山が消えないようです。
日本では1970年代から企業間取引の「EDI（電子受発注）」システムが動き出しましたが、2次、3次の下請けは蚊帳の外のままです。
中小企業の大多数が不在のDXでは、サプライチェーン（供給網）の生産性は底上げされないでしょう。
鋼材加工メーカー、中島特殊鋼（愛知県大府市）は約400社の取引先を抱え、FAXで届く注文書の束に6人ほどの事務員がかかりっきりだそうです。
大量にある注文書の内容を一つ一つ販売管理システムに入力していく手作業だけに、時には転記ミスもあります。
中島伸夫社長は「なかなか生産性が上がらない」とこぼしています。
政府は2023年度に企業間取引における電子受発注の導入率を5割に高める目標を掲げています。
コロナ下のDX投資を追い風に足元では受注で5割近く、発注でも4割に達しました。
ただし、EDIでつながる取引先が1社でもあれば「導入」に数えており、サプライチェーン効率化の目安にはなりにくいでしょう。
実は中島特殊鋼も大口取引先5社との受発注はファクスではなくEDIでのやり取りですが、紙は減っていません。
大企業各社のEDIは独自仕様で互換性がなく、中島特殊鋼はEDI画面をいったん紙に印刷し、あらためて自社の販売システムに入力するからです。
業務負担はFAXとほとんど同じです。
中島社長は「EDIの取引先が増えすぎると、むしろ業務が煩雑になってしまう」と指摘しています。
1970年代に大企業が1次取引先と専用回線を結んだ「個別EDI」は、1980年代に入って業界ごとに仕様が統一され「業界標準EDI」に進化しました。
それでも専用端末が必要で導入コストが高かったため、2次、3次の取引先までの広がりはありませんでした。
1990～2000年代にインターネット時代を迎えて状況が一変しまいた。
一般消費者向け市場では「アマゾン」「楽天市場」といったプラットフォーマーが台頭しましたが、企業間取引は様相が異なっています。
EDI構築のコストが下がり、大企業だけでなく、その1次取引先もそれぞれの「ウェブEDI」を立ち上げました。
2次、3次の中小企業が見た目も操作方法も異なるウェブEDIの乱立に翻弄される「多画面問題」が発生したのです。
全体最適のビジョンを欠いたままのEDIでは、事務コストが下請けにしわ寄せされます。
全国中小企業振興機関協会の2021年の調査によると、「EDIを十分活用している」という中小企業は12%にとどまっています。
「大企業にとっては業務効率化であっても、中小企業にしてみれば面倒な話」と、中小企業庁のある担当者は、サプライチェーンのどこに位置するかによって温度差が大きい実態を明かしています。
中小企業庁は2016年から、業界の垣根を越えて使える新しい標準規格「中小企業共通EDI」を提唱しています。
これを大企業や業界単位のEDIと相互接続して多画面問題を解消し、FAXの山を突き崩したい考えですが、成否は見通しにくい状況です。
まず、大企業や業界それぞれの商慣習が壁になります。
例えば特殊鋼業界では日本製鉄、JFEスチールといったメーカーが顧客に合わせて特別にカスタマイズした「客先協定鋼種」などが全体の1～2割を占めています。
1990年代から稼働している業界標準EDIですら、特殊鋼の取引ではほとんど使われていません。
異業種との共通EDIで束ねる利害調整は容易ではないのです。
約15万社の中小企業がひしめく設備工事業界は、従業員が10人に満たない零細経営が8割を占めています。
資材卸会社の桧山電業（東京都板橋区）は1日100通を超えるファクスを受信しています。
EDIで扱える商品コードがない注文が多く、「絵を描いて発注する人もいる。」（檜山義則社長）ようです。
全国設備業IT推進会は、あいまいな注文を商品に「翻訳」するシステム開発を検討しています。
製造業のDXで先行するドイツは、中小企業のEDI導入などを無償で支援してきました。
2020年には欧州域内で業界横断のデータ交換をする基盤整備プロジェクトが動き出しています。
一方、日本のEDIは1970年代から40年余り「未完」のままで、コロナ下でもファクスのための出社を余儀なくされました。
それでも2023年10月に義務付けられる消費税のインボイス（適格請求書）とのデータ接続や、取引代金決済のための全国銀行協会のEDIとの連携など生産性向上の足場はいくつかあります。
官民とも「部分最適」の思考に引きこもっていては、社数ベースで日本の産業界の99.7%を占める中小企業の底力は発揮できません。
中小企業庁とITコーディネータ協会による2017年の実証実験では「中小企業共通EDI」によって受発注業務の所要時間を平均58%削減できました。
参加企業全体の総労働時間を6%短縮できる可能性があります。
ファクスや紙による事務処理はそれだけコストが高くついているのです。
中小企業は約360万社ある日本企業の99.7%を占め、就業者の7割にあたる約3,200万人が働いています。
2050年の日本の生産年齢人口は5,275万人と2020年比で約2,200万人も減る見通しです。
いつまでもファクスや郵便に依存していては人手不足でビジネスが回らなくなります。
電子帳簿保存法で2024年から注文書や請求書を電子的に受け取った場合、電子的に保存しなければなりません。
ファクスからEDIへとDXを促す法改正ですが、効果は見えにくいでしょう。
2023年のインボイス導入も必要最小限の対策でやり過ごす中小企業が多いようです。
6%時短の実現はサプライチェーンに強い影響力を持つ大手企業が左右します。
花王は業務用洗剤などの最終ユーザーとの取引で、中小企業にとってメリットの大きい共通EDIを広げていく考えです。
めぐりめぐって花王の利益につながるとの判断があるからです。
中小企業のファクスの山に生産性の伸びしろを見いだし、目先の利害関係を乗り越えて「全体最適」を目指せるか？、官民一体でいま動き出さないと間に合わないでしょう。
＜売掛金の消し込み＞
顧客からの入金が確認できた売掛金を帳簿から消していく経理処理のこと。
中小企業の過半は月に延べ5時間以上を費やしているとの調査もあります。
月末などに銀行口座の入金記録と自社システムに入力されている売掛金を一つ一つ手作業で突き合わせるため、面倒なのは入金と売掛金が一致しない場合です。
考えられる原因の一つはファクスで受信した注文書を自社の販売管理システムに入力するときの転記ミスで、大量のファクスの山から注文書の原本を探し出して確認しなければなりません。
これに対して中小企業共通EDIは受発注システムと販売管理システムを直結できる設計のため、転記ミスが発生しないのです。
発注会社の買掛金の経理処理でも同じ効果があります。
公認会計士・税理士という職業柄、書類などのやり取りが面倒でどうにかならないものかとよく思いますが、2023年10月からのインボイス制度導入をきっかけに、色々な電子でのサービスの提供が始まっています。
一方の手間がなくなっても、相手先の手間が増えていることもありますので、全体最適を考え、商取引の慣習を変えるくらいの変化が起こってほしいと思います。
最近、コストアップで苦しんでいる企業等も多いと思いますが、こういったバックオフィスの業務の効率化で少しでもコスト削減を図っていくお手伝いができればいいなぁと考えています。
40年未完の電子受発注で中小企業はなおFAXの山であることについて、どう思われましたか？