「良い議事録」VS「悪い議事録」

「議事録書くの面倒～！」

会社員時代によく聞いた愚痴です。

ですが、

議事録をあなどるなかれ！

議事録を残さないと痛い目にありますし、

逆に、上手く活用できると

仕事の効率が上がります。

議事録を活用するメリット

議事録を上手く活用すると、

こんなメリットがあります。

１．約束ごとが守られる

誰が何をやるか、会議で決まったことが

議事録に記録として残ることで

約束通りに実行される確率が高まります。

せっかく会議で決めても、

記録として共有していないと

忘れた、誤解していた等の言い訳をされて

決めごとが実行されず

痛い目に遭うことがありますね。

２．会議に出ていない人と共有しやすい

やむを得ず欠席した人と内容を共有できる

または、

チームを代表して自分だけが出席した場合

議事録があることで正確に内容を伝えられる。

といったメリットがあります。

徒労に終わる「悪い議事録」

よい議事録を上手く活用すると

大いにメリットがありますが、

こんな議事録を書かれると

メリットはなく、面倒な仕事が増えただけに

なってしまいます。

１．できあがるのが遅い

人はすぐに忘れる生き物。

1日経つと3割程度しか覚えていないそうです。

それなのに、

議事録の作成に何日もかかったら😲

書いている内容が正しいかどうか、

それすらわからなくなりますね。

２．長いだけでまとまっていない

会議で話された台詞を

そのまま記載している議事録を

見かけることがあります。

取締役会など発言の全てを残す

必要がある場合は仕方ないですが･･･

結局何が決まったのか、

会議の後、誰が何をやるのか

瞬時にわかる議事録でないと、

長文の議事録を読むために

時間を浪費してしまいます。

３．情報が整理されていない

５W１H（または２H）を明確にとは

よく言われますが、

まさにその通り

誰が発言し、誰が何をするのか？

事実や情報が整理されていないと

その後のアクションが混乱しますね。

あると嬉しい「良い議事録」

一方で、こんな議事録を作ってくれると

会議の後もスムーズに事が進みます。

１．すぐにできあがる

最近は

パソコンで議事録を取ることが多いので

責任者のチェックが不要な会議であれば

会議が終った瞬間に議事録が回覧されると

すぐに関係者と共有し、

アクションに移せるので助かります。

２．要点がまとまっている

ダラダラと長文で記録するのではなく

以下の情報がまとまっていると

ありがたいですね。

①会議で決定した事項

②決定の経緯を理解するのに必要なやりとり

③会議の後にやるべきtodo

②はちょっと高度かもしれませんが、

これが腕の見せ所！

②を的確に記録できる担当者は

物事の背景や関係性を理解できている

頼れる社員です。

３．情報がわかりやすく整理されている

Who：誰が
What：何を
When：いつまでに
Where：どこで
Why：なぜ
How：どのように

How much：いくら（数量）

伝わるコミュニケーションの基本ですが

やはり議事録でも、５W２Hを整理して

誤解が生じないようにしたいですね。

いかがでしょうか？

毎日トラブルに追われて時間がない！

その原因を探ると

会議のあり方・やり方、議事録の活用が

影響していることもありますよ。

ちょっと振り返ってみてください。

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コミマネ育成コンサルタント　本間みのり

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管理職１０年、香港駐在経験ありの
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