普段何気なく使っているメールですが、多くの方がメールの仕組みを理解しないで利用していると思います。
そのためには、インターネットやコンピュータについて、しっかりとした知識を身に付けて情報セキュリティについての適切な対策をしましょう。
メール送受信の仕組みを知っていれば、新しいメールアカウントを設定するときに役立てることができます。
メールの送信や受信はパソコンやスマホが直接行うのではなくて、全てメールサーバーが行います。
パソコンやスマホはメールを送信する指示をメールサーバーに送ったり、メールサーバーにあるメールをダウンロードしたり表示しているだけです。
まず Webメールとは、edge や Google Chrome などをインターネットを閲覧するソフトで、インターネット上からユーザーIDとパスワードを入力して、直接メールサーバーの中のメールを閲覧することやメール送信をすることを言います。
Gmail や Yahooメールなどを利用している場合は Webメールを使うケースがおおいです。
例えば、Gmail で Webメールを利用する場合はインターネットから Gmail を検索して、自分のgoogle IDとパスワードを入力することによって、メールサーバーの中のデータを閲覧することができます。
この表示が webメールでメールサーバー内の受信トレイを見ている状態になります。
Web上でメールの削除や移動を行うことができます。
Webメール上でメールの操作を行うとメールサーバー内のデータを直接操作していることになります。
メールの削除を行うとメールサーバー内からメールを削除することができますし、メールを別のフォルダに移動するとメールサーバー内でもメールが別のフォルダに移動されます。
また Gmail の場合は作成をクリックすることで、新規メールを作成することができます。
宛て先のメールアドレスや件名、本文を入力して送信をクリックすることで、メールサーバーから相手先に直接メールを送信することができます。
当たり前のこと言ってるのと思ってる方がほとんどだと思いますが、次に説明する Outlook のメーラーからメールを送受信する仕組みを理解する上では重要なので、Webメールはメールサーバー内のメール直接操作するということをよく覚えといてください。
また先ほどは Gmail の webメールの説明しましたが、Yahooメールやその他の Webメールでも、ユーザーIDやパスワードを入力することによって、メールサーバー内のデータを閲覧することができます。
OCN や Plala などのプロバイダーも Webメールがあって、それぞれのプロバイダーによって、Webメールの表示形式は異なります。
受信メールの表示形式やメールを送信するときの表示画面は違いますが、メールサーバーのメールを直接見ている、メールサーバーから直接メールを送るということに関しては変わりはありません。
またインターネット閲覧ソフトで各社メールサーバーにログインするので、インターネットに接続されているパソコンであれば、どのパソコンでもログインすることが可能になります。
次にメーラーを使ったメールを受信する仕組みを説明します。
まずメーラーとはメールの送受信を行うソフトのことを言います。
Microsoft の Officeソフトでは Outlook があります。
少し前は Liveメールも使ってる方も多かったと思います。
その他にも、Windows 10 標準で使えるメールアプリや無料で使えるサンダーバードもメール送受信を行うソフトなのでメーラーと呼びます。
このメーラーはメールサーバーにメールを送信する指示を送ったり、メールのダウンロードを行うことが出来ます。
先ほど説明した Webメールはメールサーバーに受信したメールを直接閲覧しにいったり、直接メール送信を行っていたのに対して、メーラーはメールを送受信する指示をメールサーバーに送ることができます。
そのため、設定を行っていないメールを起動するとメールサーバーの宛先やログインID やパスワードを入力する必要があります。
受信メールサーバーや送信メールサーバーのアドレス、受信メールサーバーや送信メールサーバーにログオン時のアカウント名、パスワードを設定することで、メーラーを起動した時にメールサーバーにログインして、メールサーバーにあるメールをダウンロードすることができたり、メールの送受信を行うことができます。
よくパソコンやスマホが直接メールの送信や受信を行っていると勘違いされてる方がいますが、あくまでパソコンやスマホはメールの送受信の指示をメールサーバーに送っているだけになります。
例外はありますが、ほとんどの場合メーラーはインターネット上のメールサーバーにメールの送受信の指示を送っています。
インターネット上にメールサーバーがあるので同じメールアドレスでも、複数のパソコンやスマホなどに同じメールサーバーやログイン ID パスワードの設定を行うと同じメールアドレスでメールの送受信ができるようになります。
以上がメーラーでメールの送受信を行う仕組みです。
次に Outlook などのメールでメールを受信する POPとIMAP の違いを説明します。
Outlook などのメーラーでメールサーバーにメールを送信指示をするときは、SMAPという仕組みでメールを送信します。
そして、メールサーバーにあるメールをダウンロード指示をするときは、POP３かIMAPという仕組みをメールをダウンロードします。
まず、POP3の説明をします。POP3はメールサーバーにあるメールのデータを見て、パソコンの Outlookなどのメーラーにすでにダウンロードされているメールと比較してメーラーにないメールデーターをダウンロードしてパソコンに保存します。
そして、メールのダウンロードが完了したら、一定期間より前のメールデーターを削除するようにメールサーバーに指示を送ります。
そのため、メールサーバー内のデータは一定期間内しか残らないので、メールサーバーの容量がいっぱいになるということはありません。
また Outlookなどのメーラーでメールの削除やメールに移動を行った場合は、パソコン上に保存しているメールを削除や移動を行っているだけなのでメールサーバー上のデータを削除や移動するわけではありません。
そのため、メーラーで削除したデータはメールサーバー上では残っているので、Webメールでメールサーバー内を確認するとメーラーで削除したメールのデータを見ることができます。
また複数のパソコンで同じメールアドレスを POP設定している場合は注意点があります。
先ほど新規メールのダウンロードが完了した後にメールサーバー内のデータを一定期間より前のメールデータを削除すると説明しましたが、この一定期間はメーラーの設定で変更が可能です。
Outlookの場合は標準の設定では14日以前のメールデータは削除するように設定されています。
片方のパソコンで毎日 Outlookなどのメーラーでメールを見て、もう片方のパソコンはたまにしかメールを見ない場所を想定します。
毎日メールを見るパソコンでは毎日メールサーバーからメールのデータをダウンロードして、14日以前のメールを削除する指示をメールサーバーに送ります。
13日後に毎日メールを見るパソコンでメールをの受信を行ったときも14日以前のメールを削除する指示をメールサーバーに送ります。
この状態でメールをたまにしか見ないパソコンでメーラーでメールを受信した場合は問題なくすべてのメールを受信することができます。
次の日に毎日起動するメーラーを起動すると新規メールを受信後に14日以前のメールサーバーのメールを削除するように指示が送られます。
さらにここから14日後に毎日使うメーラーが起動したときに新規メールを起動後にたまに起動するメーラーが受信していない、14日以前のメールがメールサーバーから削除されてしまいます。
この状態でたまに使うメーラーを起動すると受信されないメールが出てきます。
複数のパソコンで同じメールアドレスを使っている方で、片方のパソコンがたまに受信されないメールがある方は、このような POP受信の仕組みで受信されないメールが出てきてしまいます。
メールサーバー上のメール削除日数の設定を伸ばしたり、メールサーバー上のメールを削除しない設定にするとこのようなトラブルを防げます。
また、複数の機器で同じメールアドレスを POPで設定している場合はメールのフォルダ移動や既読、未読は操作した機器でしか反映されません。
さらに送信メールに関してもメール送信した機器でしか送信したメールデータが保存されません。
複数の効きで同じメールアドレスを設定している場合はどちらで送ったかを覚えておきましょう。
次にIMAPの説明を行います。
IMAPの仕組みはメールサーバーにあるデータと同期を行います。
Webメールはメールサーバーに直接アクセスして受信したメールで表示させていましたが、IMAPはメールサーバー上にあるデータとメーラーを同期するのでWebメールと同じ内容が表示されます。
Outlookなどのメーラーでメーラーの既読を行うとメールサーバー上のメールも既読になります。
同様にメーラーでフォルダの移動を行うとメールサーバー上のメールもフォルダの移動が行われます。
メーラーでメールの削除を行うとメールサーバー側でもメールが削除されます。
設定にもよりますが、過去のメールデータに関してはメールサーバー上でしか保存していないので、ネットに接続していな環境だと、過去のメールが表示されない場合もあります。
IMAPの場合は複数の機器で同じメールアドレスを設定している場合、メールを既読したり、フォルダの移動を行った場合はメールサーバー上でも既読、フォルダ移動がされるので他の機器でもメールが既読の状態になったり、フォルダの移動がされた状態で表示されます。
また送信メールに関しても、メール送信済みトレイもメールサーバーと同期されるので、他の機器で送信したメールも確認することができます。
POPの受信と比べると複数のパソコンで利用しても仕組みが簡単なので理解しやすいと思います。
IMAPにも注意点があります。
先ほど説明したように、IMAPはメールサーバーのメールと同期を行います。
メールサーバの保存容量は無限ではありません。
プロバイダーや Gmail、レンタルサーバーも保存できる容量が決められているので長期間 IMAPで利用しているといずれメールサーバーの空容量がなくなりメールの整理をする必要があります。
また、メールサーバーに何らかの障害が発生してメールサーバーのデータが削除された場合はある日突然メールのデータがすべてなくなることもあります。
よくあるメールの消失は、パソコン入れ替え時に誤って POPの設定で14日以前のメールを削除する設定を行った場合はメールサーバー上の受信データが削除されて、スマホなどの機器で設定していたメールが表示されなくなったなどあります。
このようにPOPとIMAPではメールを受信する仕組みが異なるので使い方によって設定をしてみてください。
次に POPとIMAPのメリットデメリットを説明します。
先ほども説明したように、 POP 受信の場合はメールサーバーからメールをダウンロードしてパソコン上に、一定期間より前のメールをメールサーバーから削除するのでメールサーバーにの容量を気にせずに利用できること。
メールサーバにトラブルが発生してもパソコンにデータが残っていること。
過去のメールもネットに接続していなくても閲覧可能なこと。
複数の端末で同じアドレス設定時にそれぞれにメールが受信されるので、それぞれ保存運用が行えることがあげられます。
デメリットとして、新規パソコンにメール設定を行う場合は、データ移行をしなくてはならないこと。
パソコン故障時にメールサーバーにデータがないので、メールの復旧ができないこと。
同じメールアドレスを複数の端末で利用する時に、サーバーのメール削除設定を適切に行わないとならないことがあげられます。
次に IMAP のメリットとデメリットについて説明します。
IMAP の場合はメールサーバーと同期を行うのでパソコンの容量を節約できること。
複数の端末でフォルダ管理や未読記録など一元管理が行えること。
新規パソコンにメールの設定時に初期設定のみでデータ移行が必要ないこと。
パソコンが壊れてもメールサーバーにデータが残っているのでパソコン故障時にメールを消失しないこと上げられます。
デメリットとして、ネットに接続されていないと過去のメールが閲覧できないこと。
メールサーバーの容量が圧迫されるとメールデータを整理しなければならないこと。
メールサーバーにトラブルやヒュウマンエラー時にデータ消失の可能性があることがあげられます。
POP IMAP メリットデメリットがありますが、メールを運用した時のことを考えて適切な受信方法で設定していきましょう。