タイトルの件名で役員から私宛にメールが届きました。
属人化
恥ずかしながら私には聞いたことない言葉でした。
特定の社員に業務が依存し、その担当者しか業務の進め方、進捗状況を把握してない状態のことだそうです。
前から問題になっていたものの、先日の部長会議で社長から何か良い対策が無いかと聞かれたらしく、役員から意見を求められました。
何故その話になったか。
先月、後輩が水ぼうそうに罹り、他の人にうつしてはいけないということで10日ほど休んだのです。
彼女の担当のお客様は注文件数が多く輸出が多いので、10日も休まれると営業はてんてこ舞い。
あの書類どこや〜
出荷時に必要なバーコードの印刷方法がわから〜ん
どうしても出社してほしいと水ぼうそうの後輩に半日だけとはいえ、無理に出社させて問題になりました。
営業から指示をもらい、大まかな事は私でも対応できましたが、お客様によって細かく違う決まりごとについては私には分かりません。
社長はそれぞれのお客様の簡単なマニュアルを作って、それを見れば誰でも対応できるようにしたいようですが、そんな便利なマニュアル簡単に作れません。
とりあえず、営業さんが自分のお客様の大まかな業務の流れを理解して、自分のアシスタントが休んだ時は他のアシスタントに指示出来るようにしてほしいと都合の良い意見を返信しておきました。
と、そうこう言ってるうちに、今日は後輩３人のうち、1人は休み、1人は研修で終日外出、もう1人は家が水漏れしてるとの事で、午後からお休みになりました。
早速後輩のお客様の分で、出荷依頼の台数が現品票に記載の台数違うとメーカー倉庫から確認の電話。
どっちの台数が正しいか営業に確認しようとしましたが、営業も休んでるではありませんか。
たぶん後輩が依頼した台数が間違ってると思い、何とか対応できましたが、属人化対策なかなか難しいです。
そして私自身最近ずっとお仕事たいして忙しくないのに、今日はバタバタと忙しかったわけですが、忙しい方がいつもより元気に動けたような気がしました。
やっぱりお仕事大好きです。
家事は嫌いですけど。