＜提供：リクナビNEXTジャーナル＞
著述家であり書籍のプロデュース＆編集も行う石黒謙吾さん。 …… 煩雑な連絡業務と、集中力を要する執筆作業、調整と段取り勝負の編集作業をどのように超速処理しているのか聞きました。……
【ルール1】 オンオフをはっきりさせ、仕事時間にメリハリをつける
まず仕事する時間を「朝10時～夜10時まで。土曜日は草野球をやるので完全にオフ」と決めています。……
仕事が終わったら、メールもスマホも一切見ない。そもそも仕事のメールはスマホに転送していません。…… 出張などでメールチェックができないときには、直近でやり取りする可能性がある人全員に不在期間を知らせておけば、特に問題はありません。急ぎならケータイにかけてくれますし。
【ルール2】 仕事の連絡はメールに集約し、案件ごとにフォルダに仕分ける
仕事のやり取りはすべてメールに集約しています。FacebookやTwitterから問い合わせや連絡が来ることもありますが、仕事絡みの連絡は必ずメールに送りなおしてもらうようお願いします。とにかく数が多いので、あちこち見に行かなければいかない状態は、とても非効率だからです。一元化しないと処理・記憶しきれません。
メールは案件ごとにフォルダを作り、「返信が終われば、フォルダに格納していく」を徹底しています。受信ボックスに残っているメールは、次に僕が何かアクションを起こすべきだということ。……
【ルール3】 「未処理件数」をとにかく減らす
朝パソコンを立ち上げたら、まずは簡単に処理できるものから順番に片づけます。目を通さず捨てるメルマガ、さっとだけ目を通して捨てるメルマガ、レスがいらない確認メール、一言だけ返信すれば終わるメールなどを仕分け終えてから、原稿確認のような時間のかかる作業に取り掛かります。…… 連絡をくれた相手を待たせたくないので、レスポンスのスピードはかなり重視しています。
【ルール4】 「お互いの時間」を節約するために電話を活用
最近、「電話は相手の時間を奪う」という風潮がありますが、電話はうまく使えばお互いの時間を節約できます。それに、何でもかんでもメールで済ませようとする人ほど、すぐに打ち合わせをしたがると体感しています。
「とりあえず打ち合わせしましょう」と、何の準備もしないで会うことほど時間の無駄なことはありません。必要な書類を作成し、事前に確認し合ったたうえで、電話すれば5分で済むことも、打ち合わせだと往復時間も入れて、最低3時間かかってしまう。……
場合によってはアポイントの調整だって、その場で電話したほうが、お互いに早いこともある。一方的に電話を「悪者」にせず、電話とメール、対面の使い分けをしっかり考えればいい。
【ルール5】 外出の予定はできるだけまとめる
外出は必要不可欠なものだけに絞り、週のうち2、3日は外出せずに自宅で集中できるようにアポイントを先手先手で調整します。
メールの返信などの細かい作業は、スキマ時間でもできますが、原稿執筆や編集作業はある程度固まって集中しないとできない。出る日と出ない日を極力ハッキリ分けます。
【ルール6】1秒を惜しんで効率化を図る
…… 自宅内の作業環境や、手順は徹底的に無駄を排除しています。…… 資料はデジタルデータでもアナログでもすべてフォルダごとに分けて整理し、必要なときに必要な情報がさっと取り出せるようにしています。……
よく「メールやファイルを分類するのは手間だ」と言われることもありますが、僕からすれば、探す手間と時間のほうがよほど惜しい。……
身体を壊して仕事ができなくなると、一気にすべてが滞るので健康管理には気を使っています。……
【ルール8】 仕事に「集中力」はいらない
「集中しないと仕事ができない」と甘いことを言っている余裕はありません。気がつけば集中していた、という時間はありますが、いちいち「集中しよう」「集中しなきゃ」と考える時間すらもったいない。むしろ「集中しないでも仕事ができる力」が大切。パソコンの立ち上げと同時に仕事スイッチを入れています。
【ルール9】 頭を空っぽにする時間をできるだけ作る
パソコンは空き容量が少なくなると正常に機能しませんよね。これは人間の脳みそも同じだと思います。だらだら仕事をしないのも、スマホで仕事をしないのも、「頭を空っぽにする時間」が欲しいからです。調べればすぐにわかることなど、覚えなくていいことは一切覚えようとしません。
頭を空っぽにすると、新しい企画や考えていた本のタイトル案などがふっと思い浮かぶことが多いですね。……
【ルール10】 「自分の頭で考える」
僕はビジネス書の類は、一切読みません。日々の仕事のスタイルは、すべて自分で考えて、試して「こうやったほうがいい」と思うやり方を定着させています。……
もっといえば、「ルールは自分の頭で考えないと馬鹿になる」と思っています。野球選手のダルビッシュが以前、「『練習は嘘をつかない』というけれど、頭を使わない練習は普通に嘘をつく」という趣旨の発言をしましたが、その通りだと思います。……
「自分の頭で考える」ことがポイントですから、上記のルールはあくまでも参考まで。
それぞれマイルールを作ってみましょう。
「仕事に『集中力』はいらない」「集中しないでも仕事ができる力が大切」は、目から鱗という方も少なくないのでは？
それはともかく、その気になれば、いろいと効率化可能で、もっと仕事が速くできるようになりそうですね。
本人の意思と覚悟次第と言うべきか。
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