＜提供：リクナビNEXTジャーナル＞
長時間労働に対する是正の動きが強まる中、「残業ゼロ」運動というかたちで労働時間の削減に精力的な企業は多い。しかし、単に「労働時間を減らそう！」と呼びかけただけではなかなか減らないもの。組織として、個人として、効率的に仕事を進めることが何より求められる。
今回は「残業ゼロ」を実現するための効率的な仕事術について、
ゼロ秒思考[行動編]―――即断即決、即実行のトレーニング/ダイヤモンド社
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↑ などの著者であるブレークスルーパートナーズ株式会社の赤羽雄二氏に紹介していただく。……
世界的にも例がない日本の長時間労働と生産性の低さ
…… 日本の労働生産性はOECD加盟35カ国の中で22位※、主要先進7カ国では、1970年から連続で最下位です。生産現場の生産性の高さは広く知られている通りですので、足を引っ張っているのは間接業務、すなわちホワイトカラーの労働生産性ということになります。……
※出典：日本生産性本部
ほとんどの仕事は数倍速くできる
……個人として一人ひとりのスピードアップが劇的にできると考えています。それには以下のようなチャレンジがあります。
【チャレンジ1】日々加速……仕事を日々加速する
１）単語登録
単語登録を200語ほどすると「自分はこんなに早くメールを書けたんだっけ？」と驚くほどになります。……
２）書類テンプレート作成
書類を作成するごとにテンプレートを作成すると次から3分の1〜半分の時間で作成できるようになります。ｃ
３）文例フォルダの作成、活用
メールの文章で謝罪、依頼、変更通知など、また使いそうなものはすべてメールごと「文例フォルダ」に入れておきます。私はデスクトップに文例フォルダを置いています。…… ただ、Gメールの場合は、デスクトップ上にコピーをつくれませんので、パワーポイントかメモ帳で「文例ファイル」を一つつくり、そちらに文例を貼っておくとよいと思います。
４）ショートカットキー利用
…… ウィンドウズの場合は、「コピー → Ctrl＋C」あたりは常識でしょうが、「コピーして削除 → Ctrl＋X」になるとやや心許なく、「ブラウザを閉じる → Ctrl+Ｗ」を知らない人が多いようです。……
【チャレンジ2】先手必勝…困難な仕事ほど、すぐに着手する
……「先手必勝」と念仏のように唱え、一番難しい仕事に目をつぶって飛び込んでみるしかありません。何回かやっていると、だんだんと習慣となっていきます。そうなるまで、同期4～5人で仲間をつくり、「先手必勝会」をやってはいかがでしょうか。週1回、始業前あるいは金曜18時などに集まって、「今週（来週）はこの残業削減について先手必勝するぞ！」と宣言し合うだけです。それだけでも大いに違います。
あとは、「こういう先手必勝をして残業削減の成果を上げました」というブログを書くことです。…… 人と言い合う、宣言する、というのが気持ちの弱さを補ってくれます。
【チャレンジ3】仕込み万端…普段から準備しておく、仕込んでおく
シェフや板前さんにとって仕込みが重要であるように、仕事の質もスピードも仕込みが鍵になります。仕事においての仕込みとは、次のようなものを指します。
・残業削減を始めるため、自分の過去2週間の時間の使い方を整理しておく
・スピードアップすべき業務を洗い出すため、仕事の速い先輩を観察しておく
・企画書をつくることがわかっていたら、関連情報を先に集め始めておく
・新しい業務につくときに、経験のある先輩、同僚、友人から話を聞いておく
この他にも、実戦的なチャレンジがあります。詳しくは ↓ にて……
最速のリーダー 最少の時間で最大の成果を上げる/KADOKAWA
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「ほとんどの仕事は数倍速くできる」
おっしゃる通りだと思います。
一人ひとりのほんのちょっとの意識から、格段に変わっていくはず。
仲間をつくって、チャレンジしてみましょう。
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