名刺には、会社のロゴ、社名、所属や部署、役職やポジション、氏名を先方に伝え、連絡先を正確に紹介するだけではなく、社会人として一定常識を持っているかを判断され、個人の事業や会社のイメージを背負った立場での発言や行動を要求されるという、一定の責任を伴います。
名刺は一枚の紙ではなく、その人の身分、自分のそのものである、自分の分身でもあります。
ですので、名刺交換で大切なポイントは名刺の扱い方に心を配ることです。
今回は名刺交換の方法とビジネスマナーは名刺交換後の名刺の保管、また応用についてご紹介します。
ビジネスの出会いの際に欠かせないとても大事なアイテムなるのが『名刺』です。
名刺は自分自身と顔を覚えもらうための大切なツールです。
会社ごとに形式やデザインが決まっている名刺もありますが、個人やプライベートで使用するのであれば第一印象をUPさせるような特別な名刺を作成することをおススメします。
また名刺交換ではお互いに名刺を交換することによって、やりとりし付き合いをスタートさせることができます。
名刺交換が楽しく円満にすることができたら、お互いの付き合いをスムーズに始められるので掴みは成功させることができます。
大切なビジネスチャンスを逃さないよう、名刺は切らさない、汚さない、曲げないようにしましょう。
◎ 装飾がうるさくなくフォーマルな落ち着いたケース
◎ 開閉がスムーズにできる機能性にこだわったデザイン
◎ 重い印象を与える真っ黒以外のケース
◎ ぱっと見でブランドと分かる名刺入れよりさりげないブランド
名刺を差し出す順番はお互いの立場によって変わってきます。
ビジネスの相手が自分より先に名刺を差し出して来たら、「恐縮でございます」と一言挨拶を述べ名刺を受け取ります。
そして「申し遅れました、自己紹介・・・・・」等といった言葉を添えて自分の名刺を渡します。
① 名刺は素早く取り出す
② 取り出した名刺は胸の位置に差し出し、名刺を両手で持つ
③ 名刺入れは名刺の下の受け皿のように持つ
④ 名刺を両手で差し出し、「名刺21(会社、ショップ名)、マーケティング部(所属)小菅(自分の名前)と申します。本日は、どうぞよろしくお願いします。」と自己紹介とおお辞儀をする
➄ 相手も名刺を出している際は、相手よりも低い位置で名刺を差し出す
⑥ 名刺を渡すときは名刺の正面を相手に向けて右手で差し出す（自分の指で名刺を文字を隠さない）
＜片手で受け取る＞
⑦ 相手も名刺を出している際は、左手で相手の名刺を受け取る
⑧ 相手から受け取った名刺にはすぐに右手を添える
＜両手で受け取る＞
⑨ 両手で受け取る際には「頂戴いたします・よろしくお願いいたします。」等と挨拶を述べる。
名刺交換をする出会いはこれから名刺交換をするというタイミングが分かっているはずなので、その時点で名刺入れは取り出して予め準備しておきましょう。
【名刺を渡すとき】 名刺を差し出して両手で相手に向けます。
会釈と自己紹介をしながら相手に名刺をを差し出します。
【名刺を同時に交換する時】
名刺交換をするときに同時に交換することがしばしばあります。
その際は相手が自分の名刺に指をかけたら、自分の左手だけをはずし右手で自分の名刺を持ちましょう。
また両手で受け取った時には指先を伸ばしてもらいます。
受け取った名刺はすぐに名刺入れに入れたり、手帳に挟んだりしないようにしましょう。
席に着いた後に机においた名刺入れに交換した名刺を載せて置きます。
名刺を名刺入れにしまうタイミングはミーティングが終わった後、相手がしまうタイミングに合わせてさり気なく且つ丁寧にしまいましょう。
名刺交換の際に気を付ける良いマナーと悪いマナーを知った上で意識して交換するようにしましょう。
◎ 基本的には自分が先に受け取らず、相手が受け取ってから受け取るようにする
◎ 相手に名刺を見えるようにする際に、時計回りに綺麗に回す
◎ やり取りするたびに挨拶や感謝の一言も添える
◎ 相手の目をみながら名刺交換をする
◎ 型苦しい挨拶だけではなく共通点なども共有する
◎ 万一名刺を忘れてしまったら「丁度名刺を切らしておりまして、誠に申し訳ありません。」
名刺交換相手の大事な名刺を頂けるという感謝の気持ちを込めてマナーを守るようにしましょう。
受け取る際の小さな仕草や一言一言に心を込めて対応しましょう。
◎ 名刺の出し入れでもたもたしないようにする
◎ 片手で名刺を渡すなどぶしつけな印象を与えないようにする
◎ 重名刺交換をする際にはテーブルを挟んで行わない
◎ 行わない汚い名刺や曲がった名刺ではなく清潔な名刺を渡す
◎ よれよれのシャツ、しわしわのズボンでの挨拶は言語同断なので身だしなみを整える
相手に気持ちよく受け取ってもらえるよう悪い印象を与えないよう気を付けましょう。
名刺交換でとても大切なのは、もらった名刺を丁寧に扱うことに心を配ることです。
もらった名刺は相手の気持ちで相手そのものであると知り、相手に対する敬意を持って扱いましょう。
（名刺の表ではなく裏にさり気なく像法をメモすることをおススメします。）
合った日、合った場所、要件、特徴、ヒストリーなどを書き留めておく。
名刺管理ツールでデータ化する
スキャナで名刺を取り込む、スマホの専用アプリでデータ化しグループや取引先ごとに整理しデータ化させる。
有名な名刺管理アプリとしては「Eight」と「CamCard」があります。
もらった名刺を活かせるかどうかは管理と活用によって大きな違いがあります。
「名刺を整理」することはとても重要な仕事で次のチャンスへ役立てられるよう自分に合った名刺整理術で、自分らしいし仕事の決まり事、名刺の管理方法を確立し気持ちよくしごとのデキるビジネスパーソンを目指しましょう。
こすげは初めての職場が某リクルート会社で、営業部のコンサルタント担当でした。
企業への営業、人材管理人材派遣、ヘッドハンティングを主な業務としておりました。
新規顧客開拓でセミナーや事業に参加、飛込営業、企業訪問等でいつも名刺をたくさん抱え走り廻っていました。
仕事のモチベーションを上げるため、名刺交換で他の社員より名刺をたくさん持って帰ることを目標としていました笑。
名刺交換した名刺は自分なりに整理方法を決めて管理をしました。
こすげの名刺活用
① もらった名刺にはその日のうちに必ず重要な情報や会社情報をメモする。
② 企業分野別にホルダーで管理と保管する。
③ 次の日、もらった名刺先に営業メールや営業電話でアポ日を取る。
④ 訪問前に企業やどんな人材が働いているのか徹底的に調査する。
➄ 訪問の際に他の人事担当の方との名刺交換を前提に挨拶の準備。
企業によって全然デザインが違うので名刺交換をする度に、どんなデザインなのかワクワクしながら名刺交換を楽しんだ社会生活でした。
今は名刺21にご注文してくれるお客様への感謝と、素敵なこだわりのあるデザインに日々驚かされつつ刺激を受けています
名刺交換で困った・・・こんなときどうする？
名刺がない！
「忘れてしまいました。」と正直に言わずに「申し訳ございませんが、名刺を切らすておりまして。」と挨拶の言葉を言い、その後郵送等を通して伝達する。
同時に複数の名刺をもらった！
複数人と名刺交換をした場合、名刺を置くときには立場が一番上の人の名刺が一番上にくるように置きます。
名刺はあるけど汚い名刺しかない！
例えあったとしても汚れた名刺は渡すべきではありません。お詫びし後日渡すようにします。
立場が上の人から先に名刺をもらってしまった！
渡されているのにもらわないのはかえって失礼にあたいします。「頂戴いたします。」、「申し遅れました。」と一言挨拶の言葉を添えつつ自分の名刺を差し出しましょう。
もらった名刺を忘れてきてしまった！
気付いた時点で相手方にすぐにお詫びの連絡を入れ、後日必ず受け取るようにしましょう！
名刺交換はビジネスシーンではとても大切なものです。社会人として名刺交換デビューする前にしっかりとした正しいマナーを身に着け、一般常識がありビジネスの世界でも通じる人材であることをアピールすることによって個人の取引や会社への信頼にも繋がります。
せっかくの名刺交換のチャンスを成功への道へと導けるよう常に名刺の準備と名刺交換のマナーを見つめなおしてみましょう。
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