佐藤可士和の打ち合わせ
■打合せの心構え
・自由に考え、議論する場は全て「打合せ」
・「一緒に作り上げていく」という意識を持つ
・打合せはコミュニケーション能力を磨く場
・アイデアは打合せの場で生み出される
・打合せは「練習」ではなく、「真剣勝負の場」
・事前に準備をし、打合せ中は全力で話を聞き、考える
・不要なパソコンは持ち込まない
・打合せでは、必ずしゃべる
・社外でも、社内でも、本音でぶっちゃける環境作りが大切
・間違ってもいいから、どんどん口に出す
・思考は言語化することで、具体的になっていく
・否定をするなら、必ず代案を出す
・違う持ち場の人が、アイデアを考えても全くかまわない
・正直に意見をぶつけることで、思いを言語化するトレーニングになる
・どんなに否定されてもへこたれない
■打合せの設計
・打合せの目的を明確にする
・ゴールの日にちを決める
・「とりあえず打合せ」は厳禁
・適正な打合せの回数をゴールから逆算する
・「あれもこれも」ではなく、「まずはどれをやるのか」を決める
・プロジェクトメンバーを一目でわかる体制図で可視化する
・誰が何をやるのか、誰が責任を持つのか、はっきりさせる
・「打席に立つのは誰か」をはっきりさせる
■イメージの重要性
・何も考えないで、いきなり打合せに来てはいけない
・イメージできないものは、行動できない
・正解はあるのではなく、作るもの
・「アイデア」は重い言葉なので、まずは「イメージ」をやりとりする
・仕事をするというのは、どんどんクライアントに近づいていくこと
・最初の感動を大切にするためにも、準備をしすぎないことも大切
・「何のために、誰のために仕事をしているのか」改めて考えてみる
・イメージを固めすぎず、反論にも聞く耳を持つ
・いいアイデアというのは、陳腐なアイデアと紙一重のところにもある
・問いかけることで打合せは活性化していく
・問題意識があれば、質問は自然と出てくるもの
・打合せのキーマン、意思決定者に話しかける
・自分の意見に対して賛同してくれる人を意識する
・特定の誰かにパスを出すことで、打合せを組み立てていく
・他人のイメージを聞きながらも必死で考える
■打合せの時間管理
・10分前を定時と思え
・人数分のコストがかかっていることを忘れない
・打合せの回数は、少なければ少ないほどいい
・目的に達したら打合せは早く終えたほうがいい
・次にいい打合せをするための宿題をきちんと出す
・何を決めたのかを共有して打合せを終える
・「今日の打合せで決めるぞ」と覚悟して臨む
・終了15分前には、まとめ的なムードに持っていく
・最後の5分を、その日の打合せについての確認の時間に充てる
・何をいつまでにやるのか、その場で確認する
・すぐに作業に移れるように、なるべく具体的な指示を出す
・次回までに何をすべきかを整理しておく
・脳が冷めないうちに、打合せを振り返る
・自分議事録をメールで自分に送る
・ぼんやりとした曖昧な言葉で終わらせない
・「これでいいですか」「これでいいですね」を繰り返す
■打合せにおける気遣い
・仕事の本質は、気遣いなどの細部に宿る
・相手の立場に立てるだけの余裕を持つ
・相手を尊重する気持ちがいい仕事につながる
・スマートフォンをいじるのは、印象悪し
・くどい説明や不要な前置きに気をつける
・人間は、見ているものや聞こえてくるものに影響されている
・打合せの目的にふさわしいファッションを意識しているか
・打合せがイメージできていれば、必要な資料は自ずとわかる
・もし自分が打合せ相手だったら、どんなものが欲しいかを想像する
■ファシリテーター
・一つ一つの打合せの位置づけと目的をきちんと把握する
・全体像の説明がないままに、いきなり各論から話はじめない
・打合せの時間内で、何をどのようにするのかデザインする
・発言しやすい環境作りをする
・意見はランダムに聞いて、ライブ感をだす
・発言者を積極的にほめてモチベーションを上げる
・議論の流れをコントロールするためのコミュニケーション力を磨く
・上司は部下に、どんどんファシリテーター経験を積ませる
・この仕事の社会的な大義を語りかける
■ブレインストーミング
・共有や伝達だけの打合せはいらない
・全ての打合せをブレインストーミングにする
・発言しない人をいれない
・ブレインストーミングは、自分をあけっぴろげにさらす場
・年長者は若い人をのせてしゃべらせ、まとめていく
・ファシリテーターがだいたいの方向性を示して口火を切る
・極論への反発が新しいイメージを呼び込む
・断片から、次の話の展開に結び付けていく
・いきなり結論は出ない。「くだらないことを言い合う」を前提にする
・「そんな話があるのか」という話をして、脳を刺激する
・「何を感じたか」を心のひだに記憶していく
・「感じたこと」を脳内に記憶していく
・世の中は人々の「感情の集積」で動いている
・「その場で思ったこと」を大切にする
・最後はプロジェクトのリーダーが決断する
・全員の同意を得る必要はないが、納得できる理由を述べられるようにする
■会食
・「会食では、こんなことを話そう」と事前に決めておく
・会食では、会社の未来や、夢を語ってもらう
・価値観を形作ったこれまでの経験を聞くと、理解を深められる
・相手についてインプットしておくからこそ、面白い話は出てくる
・疑問だったこと、よくわからないことを、尋ねる場にする
■社内コミュニケーション
・スキマ時間に常時、密にコミュニケーションをする
・最もやってはいけないのは、任せきりにしてしまうこと
・メンバーの進捗状況を確認しながら仕事を進める
・リーダーはいつでもオープンでウェルカムな姿勢でいる
・立ち飲み屋感覚で、さっと集まれる雰囲気を心がける
・クリエイターでもビジネススキルが求められる
・未完成でもオープンにしてプロセスを共有する
・生産性がどこまで上がるかを、常に意識する
・カジュアルな雑談レベルだから、いいアイデアも生まれる
・社内打合せは、しないのが理想
打合せでメンバーにやる気を持ってもらうためには、「大義」を意識すること。
この仕事が世に出た暁には、どんな社会的な大義が生まれるか。それを語りかける。
例えば、この本を作っているときの最大のモチベーションは、打合せを変えることで、
日本企業の働き方を変えることができるかもしれない ということでした。
それは日本経済成長への貢献につながるかもしれない と。
打合せで仕事の大部分の時間を使っている
毎日の打合せが仕事を変える。それは会社を変え、日本を変えていく。
そして、人生をも変える。