パワーポイントの使い方 その２＜新しいスライドを追加する＞

パワーポイントエキスパートの井上直亮です。

このブログでは、私が指導しているパワーポイント講座の中でも、
初心者の方からの質問が多い、操作方法や機能について、
少しずつ解説していきます。

今日のテーマは
「パワーポイントの使い方　その２」として、
“新しいスライドを追加する”という操作方法を説明します。

パワーポイントで作成したデータ（.pptまたは.pptxのファイル）のことを
“プレゼンテーション”と言います。

そして、そのプレゼンテーションの中に含まれるページのことを
“スライド”と言います。

例を挙げるなら、
パワーポイントで作った「30ページ」の「企画書データ」は、
「30枚のスライド」がある「プレゼンテーション」、というわけですね。

プレゼンテーションを新規作成した直後は、スライドは１枚しかない状態です。

企画書やプレゼン用のデータを作成する場合、
１枚だけで伝えたいことを完結させられる、ということはあまりないでしょう。

そこで、今回のテーマとなる

“新しいスライドを追加する”という操作についてですが、

スライドを追加するには、パワーポイントのバージョンによって、
操作方法が少し違いますので、バージョン毎に説明します。

…………………………………………………………………………………………
▼パワーポイント2000　または　2003
…………………………………………………………………………………………

画面上部の「挿入」から
「新しいスライド」を選択

…………………………………………………………………………………………
▼パワーポイント2007　または　2010
…………………………………………………………………………………………

画面上部の「ホーム」から
「新しいスライド」を選択

…………………………………………………………………………………………

このほかにも、新しいスライドを追加するための操作方法はありますが、
まずは上記の操作方法で覚えておくと良いでしょう。

今回はここまでです。

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│私が指導するパワーポイント講座（個人指導）では、
│「パワーポイント操作が全くわからない」といった初心者の方や、
│「基本的な操作はわかるけど、いまいち使いこなせていない」
│といった中級者の方にも、パワーポイントの“面白さ”を
│感じていただきながら、楽しく、そしてスピーディーに
│学んでいただけます。
│
│さらに、個人指導の形式ですから、受講者のスキルレベルに合わせた、
│最適な指導を行い、小さな疑問にもすぐお答えできる態勢を整えています。
│
│ご興味がある方は、お気軽にお問合せくださいね。
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│　　法人エフピー株式会社「パワーポイント個人指導係」（担当：井上）
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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それではまた次回！

パワーポイントのファイル形式の違いについて（２）

パワーポイントエキスパートの井上直亮です。

このブログでは、私が指導しているパワーポイント講座 の中でも、
初心者の方からの質問が多い、操作方法や機能について、
少しずつ解説していきます。

今日のテーマは
「パワーポイントのファイル形式の違いについて（２）」です。

前回の記事 では、パワーポイント関連のファイル形式の中で、
「まずはこのファイル形式のことを理解しておきましょう」
というものの中から、

（１）.ppt

（２）.pptx

の２つのファイル形式について解説しました。

今回は、

（３）.pps

（４）.ppsx

これらのファイル形式について解説したいと思います。

パワーポイントを使ってプレゼンテーションをする際、
「スライドショー」という機能を使用します。

※スライドショー機能の詳細については、別の機会に解説します。

そのスライドショーを開始する際、
通常であれば、パワーポイントファイルの編集画面を表示して、
「スライドショーの開始」ボタンや、「Ｆ５キー」を押すなどして、
スライドショーを開始します。

これに対して、パワーポイントファイルの編集画面を表示せず、
いきなりスライドショーとして表示させることができるのが、
この「.pps」形式のデータなのです。

↓ppt形式のアイコン画像（上）とpps形式のアイコン画像（下）

ファイルをダブルクリックで開くだけで
すぐにスライドショーが開始されるため、
プレゼンテーションをスマートに始めることができます。

パワーポイントの「ノート」の機能を使って、
プレゼンで話す内容等をメモしている人は、
プレゼン本番では、このpps形式で書き出したデータの活用をおすすめします！

「ノート」機能にメモしたことを相手に見られることがありませんので、
ppt形式のデータは自分の原稿（台本）用、
pps形式で書き出したデータはプレゼン本番用、
としておけばわかりやすいですね。

次に、pps形式のデータを作成する方法です。

作成したパワーポイントのデータ（ppt）をパワーポイントで開きます。
「名前を付けて保存」のメニューを選択し、
保存するファイルの種類を「スライドショー(*.pps)」にして保存するだけです。

これで、ppt形式のファイルとは別に、
pps形式のファイルが作成されます。
（元データのpptファイルの内容を更新した場合は、
　都度pps形式でデータを書き出しておくことをおすすめします）

そして、「.ppsx」形式のデータですが、
これは前回の記事 と同様、パワーポイント2007以降の
標準的なスライドショーの保存形式です。

パワーポイント2007以降のppsx形式で作成したデータについても、
pps形式で書き出した場合や、バージョン2003以前のパワーポイントで
読み込んだ場合、一部の画面の切り替え効果や、アニメーション効果などが
ちゃんと表示されませんので、問題が起こらないよう、
プレゼン本番で使用するパソコンにインストールされている
パワーポイントのバージョンの確認をしておくようにしましょう。

今回はここまでです。

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私が指導するパワーポイント講座（個人指導） は、
「パワーポイント操作が全くわからない」といった初心者の方や、
「基本的な操作はわかるけど、いまいち使いこなせていない」
といった中級者の方にも、パワーポイントの“面白さ”を
感じていただきながら楽しく、そしてスピーディーに学んでいただいています。

さらに、個人指導の形式ですから、受講者のスキルレベルに合わせた、
最適な指導を行い、小さな疑問にもすぐお答えできる態勢を整えています。

ご興味がある方は、お気軽にお問合せくださいね。

　⇒　パワーポイント講座（個人指導）の紹介ページ

　【お申込・お問合せ】　TEL：03-3552-3960
　　法人エフピー株式会社「パワーポイント個人指導係」（担当：井上）

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それではまた次回！

パワーポイントのファイル形式の違いについて（１）

パワーポイントエキスパートの井上直亮です。

このブログでは、私が指導しているパワーポイント講座 の中でも、
初心者の方からの質問が多い、操作方法や機能について、
少しずつ解説していきます。

今日のテーマは
「パワーポイントのファイル形式の違いについて（１）」です。

パワーポイント関連ファイルには様々な拡張子のファイルがあります。

その中でも
「まずはこのファイル形式のことを理解しておきましょう」
というものをピックアップすると

（１）.ppt

（２）.pptx

（３）.pps

（４）.ppsx

こちらの４つです。
今回は「（１）.ppt」と「（２）.pptx」について解説します。

「.ppt」のファイル形式は、
パワーポイント2003までのバージョンに使用されていた、
標準のパワーポイントファイルの保存形式です。

それに対し、「.pptx」のファイル形式は、
パワーポイント2007以降のバージョンで採用されている
標準的なパワーポイントファイルの保存形式です。

何故パワーポイント2007からは「.pptx」というファイル形式が
使われるようになったか、という理由を簡単に言い表すなら、
「より使いやすく、より便利にするために保存ファイルの種類を変えた」
という感じでしょうか。

※「pptx」形式の詳しい利点については、ソフトを作っている
　マイクロソフトの解説ページ がありますので、そちらをご覧ください。

バージョン2007以降のパワーポイントでは、
2003以前の標準である「（１）.ppt」の形式にして保存することが可能です。

ですが、バージョン2003以前のパワーポイントでは、
「名前を付けて保存」する際に、2007以降の標準である
「（２）.pptx」で保存することはできません。
これは、pptxというファイル形式で保存できるように、
元々ソフトが設計されていないためです。

次に、pptxのファイルをパワーポイント2003以前のバージョンで開けるか？
ということについて。

パワーポイント2003以前のバージョンでは、
通常「pptx」のファイルは開けないのですが、
“Microsoft Office 互換機能パック”をインストールすれば、
2003以前のバージョンでもファイルを開いたり、
編集・保存ができるようになります。
（ただし、前述にもあるようにpptx形式では保存できません）

Microsoft Office 互換機能パックはこちらから入手できます 。

では、pptとpptxのファイルを扱う上で、
どういった問題が起こるか、ということについて触れたいと思います。

pptx形式のファイルを編集する場合、
2003を使っている人がファイルを開くと、
「一部の図形が編集できない」「文字がずれる」など、
いくつか不都合なことがあります。

これは、2007で作成したデータを
ppt形式で保存して、2003で開いた場合でも
ほぼ同様の状態になります。

↓2007で作ったデータをppt形式で保存しようとした場合に出てくるアラート

つまり、2007以降になってから追加された機能等は、
“pptx形式のファイルでしか扱えない”ということです。

Microsoft Office 互換機能パックは、あくまで
pptxのデータを2003以前のバージョンでも開いたり、
編集・保存ができるようになるものです。
2003以前のバージョンのパワーポイントが、
2007以降のバージョンにパワーアップするわけではありませんので、
ご注意ください。

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【よくある失敗例】

パワーポイント2007が入っている自宅のパソコンで
企画書のプレゼンテーションデータを作り、データをUSBメモリに保存。

翌日、パワーポイント2003が入っている会社のノートパソコンに
USBメモリからデータを移し、いざプレゼン本番！

ところが、画面に表示したデータの文字がずれていて
カッコよく見えるように作っていた図も、
見た目がイマイチになってしまっていた…。

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パワーポイントのバージョンの違いで、
上記のような失敗が起こってしまう可能性があります。

違うパソコンでデータを扱う時は、
パワーポイントのバージョンを確認しておくことをおすすめします。

今回はここまで！
次回は「（３）.pps」と「（４）.ppsx」について解説したいと思います。

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私が指導するパワーポイント講座（個人指導）は、
「パワーポイント操作が全くわからない」といった初心者の方や、
「基本的な操作はわかるけど、いまいち使いこなせていない」
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感じていただきながら楽しく、そしてスピーディーに学んでいただいています。

さらに、個人指導の形式ですから、受講者のスキルレベルに合わせた、
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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それではまた次回！

パワーポイントの使い方 その１＜画面表示の切り替え＞

パワーポイントエキスパートの井上直亮です。

私が指導しているパワーポイント講座 の中でも、
初心者の方からの質問が多い、操作方法や機能について、
少しずつ解説していきたいと思います。

今日は「パワーポイントの使い方　その１」として、
“画面表示の切り替え”について書きます。

パワーポイントの表示モードは３つの種類があります。

（１）標準

（２）スライド一覧

（３）ノート

そして、画面表示の切り替え方は２通りの方法があります。

１つ目は、画面上にある“表示”のメニューから選択する方法。

　[ 表示 ＞ 標準 ] or [ 表示 ＞ スライド一覧 ] or [ 表示 ＞ ノート ]

で選択してください。

２つ目は、画面下にあるアイコンボタンから選択する方法。

↓パワーポイント2000の画面

↓パワーポイント2007の画面

上図の丸印で囲っている部分のボタンを押せば、
すぐに切り替えることができます。

次に、各画面表示の特徴です。

…………………………………………………………………………………………
■（１）標準

パワーポイントを起動した場合に
最初に表示される画面表示は「標準」というモードで表示されます。
通常はこの「標準」の画面表示でスライド等の編集を行います。

この「標準」の画面表示では、
画面の左側にスライドのサムネイル（縮小画像）が表示され、
右側にはスライドが表示されます。
画面下には「クリックしてノートを入力」という枠がありますが、
こちらは後述“（３）ノート”で説明いたします。

…………………………………………………………………………………………
■（２）スライド一覧

この画面表示にすると、スライドのサムネイル（縮小画像）を
画面上で並べて見ることができます。
全体の見栄えや、表示する順番を確認するのに向いていますね。
なお、編集したいスライドのサムネイルをダブルクリックすれば、
「標準」の画面表示に切り替わり、そのスライドの編集ができます。

…………………………………………………………………………………………
■（３）ノート

いわゆる“台本”のようなものを作ることができます。
「ノート」の画面表示をすると、上半分がデザインしたスライド、
下半分がテキスト入力欄として表示されます。

プレゼンテーションをする時に便利なのが、この「ノート」の機能で、
自分が話そうと思っている内容を箇条書きにしておいたり、
トークの原稿として、話す言葉を台本のように書いても良いでしょう。

この「ノート」の画面表示の状態で、下半分のテキスト入力欄に
直接文字を入力することもできますし、
先ほど「標準」の画面表示のところでも出てきましたが、
「クリックしてノートを入力」の欄に文字を入力してから、
この「ノート」の画面表示をすると、予め入力しておいた文字が、
下半分に表示された状態のレイアウトで表示されます。

…………………………………………………………………………………………

画面表示のモードによって、それぞれ上記のような使い分けをします。
基本的には「標準」の画面表示だけ扱えれば問題ありませんが、
他の画面表示のモードは、
ワンランク上の企画書を作ったり、
プレゼンテーションスキルを磨く時に役立つものだと思いますので、
必要に応じて、適宜使い分けると良いでしょう。

私が指導するパワーポイント講座（個人指導）は、
「パワーポイント操作が全くわからない」といった初心者の方や、
「基本的な操作はわかるけど、いまいち使いこなせていない」
といった中級者の方など、様々な方にお申込みいただいています。

個人指導の形式ですので、受講者のスキルレベルに合わせた、
最適な指導を行い、小さな疑問にもすぐお答えできる態勢を整えています。

興味がある方は、お気軽にお問合せくださいね。

　⇒　パワーポイント講座（個人指導）の紹介ページ

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　　法人エフピー株式会社「パワーポイント個人指導係」

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それではまた次回！

パワーポイントのバージョン（2003以前と2007以降の違い）

パワーポイントエキスパートの井上直亮です。

今日はパワーポイントの「バージョンの違いについて」書きたいと思います。
私が講師を務めているパワーポイント講座 の受講生が、
会社や自宅で使用しているパワーポイントのバージョンは、

・PowerPoint2000
・PowerPoint2003
・PowerPoint2007
・PowerPoint2010

上記の4つのバージョンがほとんどです。
みなさんはどのバージョンを使っていますか？

バージョンアップする毎に、
パワーポイントで出来ること（機能）が増えてきています。

ですが、パワーポイント初心者の方からすれば、
　「機能がいくら増えたからと言って、
　　パワーポイントをすぐ使えるようになるわけじゃない」
と思われる方もいらっしゃると思います。

そんな初心者の方にもオススメなのが、
「パワーポイント2007」と「パワーポイント2010」です。

パワーポイントは、バージョンが
「2003以前」と「2007以降」で、操作画面が大きく変わっています。

[バージョン2000　画面]

[バージョン2007　画面]

このような感じです。

画像を見ていただければ解りやすいと思いますが、
2007以降のバージョンは操作画面のビジュアル面が強化され、
より使いやすく設計されています。

と言うのも、2003以前のバージョンであれば、
画面上のメニューバーか画面下のツールバーを使って、

（１）文字のみで書かれたメニューから選んで操作
（２）アイコン画像を選択して操作
（３）右クリックのメニューから選択して操作

といったやり方が基本でした。

ですので、初心者からすれば、
「パワーポイントで何が出来るか、調べないとわからない」
というような状態でした。

それが、2007にバージョンアップしてからは、

アイコンと文字がセットになったボタンばかりですので、
「こういう操作をしたいときは、まずこの画面を見て…」
というのが直感的にわかるようになっています。

操作の例を見てみましょう。

…………………………………………………………………………………………
【例１】写真の画像データをパワーポイントのスライドに貼り付ける
…………………………………………………………………………………………

≪バージョン2003以前≫
　（画面上のメニューから）
　　　挿入　→　図　→　ファイルから

≪バージョン2007以降≫
　（画面上のメニューから）
　　　挿入　→　図

…………………………………………………………………………………………
【例２】三角形の図形（オートシェイプ）を作成する
…………………………………………………………………………………………

≪バージョン2003以前≫
　（画面下のツールバーから）
　　　オートシェイプ　→　基本図形　→　二等辺三角形

≪バージョン2007以降≫
　（画面上のメニューから）
　　　挿入　→　図形　→　二等辺三角形

…………………………………………………………………………………………

いかがでしょうか？

文字の色を変えてあるところに注目していただきたいのですが、
バージョン2003以前の操作では、
画面上のメニューもしくは画面下のツールバーから選んだり、
更に操作が一つ多かったりと、複雑ですね。

それに対して、バージョン2007以降であれば、
画像や図形を入れたい場合　⇒　“画面上の「挿入」のメニューから”
というように「何をしたいか」という操作のイメージで
メニューから選択していけば、やりたい操作ができるわけです。

このように、バージョンが違うだけで覚えやすさも変わってきます。
2007以降のバージョンをお持ちの方は、

是非一度操作画面を眺めてみてください。
なんとなく使い方がわかってくると思いますよ。

2003以前のバージョンをお持ちの方は、
操作のコツを覚えるまで少し時間がかかるかもしれませんが、
一つひとつ、やりたい操作を覚えていくことが、上達への近道だと思います。

私のパワーポイント講座 では、
パワーポイント2000、2003、2007、2010の
全てのバージョンに対応していますので、
「パワーポイントをすぐ使えるようになりたい」
「パワーポイントで企画書を作りたい」といった方は、
お気軽にお問合せくださいね。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それではまた次回！