高槻支部主催 高槻市後援
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管理組合定時総会・臨時総会通常の出席率は
組合員総数の１５％～２０％出席すれば良いのでは
ないでしょうか。
標準管理規約第47条第1項では、
議決権総数の半数以上を有する組合員が
出席しなければ総会は成立しない。となっています。
そこで、理事会、管理員が協力して、
委任状・議決権行使書を集めて総会が成立しています。
総会が皆様のご協力で成立したとしても
議案ごとの審議と採決の度に、委任状、議決権行使書の
賛否数を数えていると時間がかかって
審議時間に影響を及ぼし、
慌てて数えて間違ったりすることも起こります。
また総会当日の開催直前に議決権行使書等の整理を行うと
審議に充てるべき時間を使ってしまいます。
いずれも円滑な総会運営のためには
ふさわしくありません。
議決権行使書等は、総会開催日の前日までに
提出してもらい、事前に集計しておき、
総会当日の作業を減らしておくと気が楽になります。
議決権行使書等の様式は、
標準管理規約には定めがありませんのが
整理しやすくするために
それらの様式を事前に管理会社の協力を得て
理事会で決めておき、
総会開催通知時に組合員に配布しておきましょう。
高齢者の方には、理事会の方が記載方法を説明しては
いかがでしょうか。
議決権行使書等の集計作業が円滑に行われないと
正しく計算されていないのではという疑いや
採決への疑問が生じ、決議されても組合員の思考が
適正に反映されたものかという不信感を生じさせます。
こうなると決議のみならず総会運営への信頼性が
低下して、
総会の円滑な運営の障害となり、以後の管理組合の
運営にも影響します。
なお、議案の内容を事前に理解してもらうために
また、議決権行使書等を提出する組合員のために
普通決議事項であっても議案の要領
(標準管理規約第43条)を配布することが望ましい。
私がお世話になっている管理組合では、
エクセルで簡単な書式を作成・提供して
議決権行使書の賛否の精度を上げて、喜ばれています。
この表で、過去の状況が分かり今後の理事会運営に
役立てています。