総会が各マンションで開催される季節になりました。
理事の皆様1年間ごくろうさまでした。
1年間頑張った成果を皆様に報告して
次期理事の皆様に気持ちよく引き続きができるよう
もうひと頑張りですね。
そこで、総会運営方法や手順を決めて
マニュアル化し、
総会決議の信頼性を損なわれないようにしましょう。
一般的な手順を説明します。
総会は、まず開会宣言から始まり、
議長の選出(規約42条5項)、
定足数の確認(規約47条1項)
議事録署名人(規約49条2項)の指名を行い
引続き議案の審議に入ります。
議案の審議では、各議案の説明、質疑応答、
議案の採択、採択結果の報告を各議案ごとに
繰り返し、議案ごとに審議終了を明確に
区切って進めるようにしましょう。
全議案の審議が終わると閉会宣言となり
総会は終了します。
これらをあらかじめルール化しておき
総会では、時間を無駄にしないようにして
議案審議に時間を使うべきでしょう。
このルールは、次期役員にも引き継いだり
議長を総会出席者から選出する管理組合では、
このルールを細則等でマニュアル化しておくと
よいでしょう。
総会議案の運営方法について
議案の審議では、まず理事長または担当理事が議案を
説明します。詳しい内容や専門的な説明が必要な場合は
専門委員、外部専門家やフロントマンに
説明させることもできます。(規約第45条1項)
要は、区分所有者が十分に理解できるような
説明が求められます。
質疑応答のサンプルとして
事前に区分所有者から質問書が提出されている場合
先にその回答や説明を行い、それが終了してから
出席区分所有者からの質問を受けます。
議長が挙手を求め、質問者を指名し、指名された
質問者は部屋番号・氏名を最初に言ってもらいます。
これは質問者が区分所有者であるかの確認
議事録への記載のためです。
質問を受けた議長は、必要に応じて質問者に
質問の趣旨を確認し
回答または説明すべき者に回答や説明を指示します。
裁決では、総会会場では賛成数と反対数を挙手等に
よって数え、それに議決権行使書や委任状の
集計結果を加算して賛否数を集計し、
承認、不承認を報告します。
