今さら聞けないビジネスマナー ～打ち合わせ編～

こんにちは、堀川久美子です。

仕事で打ち合わせはつきもの。

いくらメールや電話、宅配便で

やりとりできると言っても、

顔を合わせることは基本ですし、

話も早く具体的に進むので、

1案件につき1回は

対面で打ち合わせを入れた方が

スムーズです。

案件の内容にもよりますが、

1回目で顔合わせと主旨の共有、

依頼内容の指示・共有・相談と

その場でできる限りの提案をし、

打ち合わせ後に準備に着手します。

複数回打ち合わせをするのであれば、

次の1回の打ち合わせで確認をし、

できればこれで本番に向けて動けるのが

スムーズな進め方です。

でも、決裁権者が参加しない打ち合わせでは

打ち合わせの内容が

何度も何度もひっくり返されることも

実際あります。

その挙句、

案件自体が消滅し、

結局あの打ち合わせはなんだったんだろう…

ということもゼロではありません。

もちろん、

不測の事態でそうなることもあるでしょう。

でも、本来相手の時間を使っているのですから

あってはならない大変失礼なことです。

なので、万が一そうなってしまったときは、

どちらがお客様の立場かは関係なく、

しっかりをお詫びができることは

社会人としてのマナーだと

私は思います。

これはもう論外な例ですが、

アポイントの時間に現れず、

30分待っても連絡がないので電話を入れたところ

「前の用事が伸びたのでこれから出ます」

というケース。

謝罪の態度も感じられず、

相手の時間への配慮は皆無です。

そして、

こういうことに対して

お詫びができない会社・個人は

この環境が当たり前になっていて、

平気で繰り返します。

そういう会社・個人のケースをいくつか見てきて、

私は最初の1回で

その後の展開が見抜けるようになりましたので、

引き際を見極める際の判断材料になっています。

打ち合わせで相手の時間を使った場合は、

相手に得を取らせることが

いただいた時間への対価なのです。

そして、なるべく効率よく、

最小限の時間で守備よく打ち合わせを

進めるためには、

しっかり事前準備をして臨みます。

事前準備をするには、

打ち合わせの前に準備すべきことを考え、

相手に聞くことが可能であれば

準備すべきことを聞いておき、

下調べをし、資料や現物、サンプルを準備し、

提案内容を準備して臨みます。

ここまでは、

会社員でも経営者でもフリーランスでも

いわゆる”できる社会人”は必ずやっている

ビジネスマナーの領域です。

そして

マナーに加えて、

経済的に負担のない範囲で

TPOをわきまえつつ、

仕事に関係するプチお土産も準備すると

”つかみ”となって場がほんのり盛り上がり、

打ち合わせもよい雰囲気で

スムーズに始まったりするので

おすすめです＾＾

目標への地図は平面でなく立体で

こんにちは、堀川久美子です。

今話題のドラマに

『私定時で帰ります』

というのがあります。

先日たまたまちらっと見たエピソードで、

仕事上での目標がないことに

フラストレーションを覚える

男性社員という設定がありました。

私は、仕事上、あるいは人生において

目標がないという人は

それでもよいと思います。

今を真剣に生き、楽しく生きる。

それはそれで幸せですし、

そのことに善悪はありません。

同時に、

目標がふつふつと湧いてきて、

常に目標に向かって走っているという人も

それはそれで素敵だと思います。

私もそのタイプです。

幼稚園の頃から、

毎日将来やりたい職業が

コロコロ変わっていたようで、

10歳の頃には起業家を志すように

なっていたわけですから。

もうこれは、「個性」の領域です。

もっと言うと、「特性」「才能」「ギフト」です。

今を真剣に生き、味わい尽くせるのも

才能で、

目標が次から次へとぽこぽこ出てきてしまって

常に何かに向かって走り続けたい衝動が

沸き起こることも才能。

であれば、

それらをちゃんと認めてあげて、

自分の個性・特性として

大事に活用してあげることが

ギフト＝天から授かった才能

なのではないかと思うのです。

起業で成功したい、

世の中に自分の力で貢献したい、

人を助けたい、

と抑えても抑えきれない願望があるのなら、

それを実現するための目標を

具体的に立てて、

目標の達成度合いを自分自身で管理して、

ぜひとも叶えようではありませんか。

私はずっと、子供の頃から

そんな調子でしたので、

不器用ながらも自分なりの目標を立てて、

達成のための方法を探して、

具体的なTO DOに落とし込んで

愚直にこなして

自分の夢を手に入れてきました。

今、数名のクライアントさんに

それぞれのテーマでコンサルティングを

行っていますが、

一様に感じるのが、

夢の実現に向けて

具体的に目標を立てて着実に歩むことに

とても苦労しているということです。

本当にこれでいいのかな？

と迷いが出てきたり、

生活のために続けている仕事の方が

急に忙しくなってしまい、

自分の夢に関わる準備に

時間が割けなくなったり、

プライベートで突発的な出来事が起きたり、

様々なことが起こります。

それは当然です。

何も邪魔が入らず

順風満帆に起業準備だけを進めて行ける

という環境は、

山にこもって携帯電話をオフにしておいたとしても

ほぼほぼ起こりえません。

（悪天候や、熊や虫などの動物たちからの横やりも

おそらく入るでしょう。）

なので、

目標という名の目的地をしっかりと意識し、

そこまでのステップを段階的に作り、

横やりが入っても

「ステップ３でいったん立ち止まろう。」

「ステップ7まで来たけど、5まで戻ってやり直そう。」

と、自分を迷子にさせないことです。

そして、

ステップと呼ぶにふさわしく、

頭の中で階段をイメージしてください。

頭の中だけでなく、

ぜひ紙にも階段状のイメージ図を描いて、

ステップ1で何をする、

ステップ2では何をする、

と段階的に踏むべきステップを書き、

1段ずつ上がっていってください。

女性は特に、

頭の中で平面にとらえているように思います。

道に迷ったとき、後退したときに

目標までの距離の変化が捉えづらい。

それはまるで、

狂った方位磁針を握りしめて

樹海の中にいるようです。

だから迷子になりやすいのではないでしょうか。

（小学生時代に読んで震えた

怖い本を思い出しました…）

イメージは、

立体的に上に昇っていく形で

とらえてみてください。

立ち止まっても階段の何段目にいるかで

頂上の目標までの距離は明らかですし、

転げ落ちたとしても何段落ちたか明らかなので、

そこまでまたよじ登って戻ればいいのです。

階段構造での思考は

他の場面でも役に立ちますので

ぜひ意識してみてくださいね。

今さら聞けないビジネスマナー ～メール・メッセージアプリ編～

こんにちは、堀川久美子です。

個人起業家の方から

新規取引について

お問い合わせいただくことも度々ありますが、

その時にとても気になるのが

メールのビジネスマナー。

問題なく「普通のメール」を

送ってくださる方は

きっと会社でメールを使って

お仕事をしてきた方なのだろうと思いますが、

とんでもないケースや、

うーん…というケースもかなりあります。

そして、メールだけでなく、

LINEやメッセンジャーなど

メッセージアプリに慣れ過ぎているケースでは、

若い方だけでなく、

いい年した大人まで

ちょっとちょっと…なメッセージで

お仕事をしようとしています。

今やメールではなく

メッセージアプリを仕事に使う方も多いので、

それ自体は問題はありません。

ただ、

相手のトーンに合わせて

使った方がよいということと、

チャットのように利用できるけれど、

しっかりと要件をもれなく順序だてて伝えることを

意識した方がよいと思います。

ビジネスで気を付けたいマナーは

「相手の時間を大切にする」

ということ。

相手に伝わるように書いておらず、

「つまりどういうことですか？」

「何のことですか？」

と質問させてしまうのは、

相手の時間を奪うことになり、

失礼に当たります。

また、

年上年下、目上目下、

どちらがお客様の立場か

などは関係なく、

体言止めやタメ口も

ビジネスでは大変失礼な行為です。

徳のある人は、

どんなに目下で年下の人にも

きちんと丁寧語で接します。

それが人としての品格だと

私は思います。

そうして、

最低限のマナーである言葉の使い方を

きちんとできていない人は、

ビジネスへの姿勢や取り組み方そのものにも

おそらく改善した方が良い点が多々あるのでしょう。

うまくいっている人を見たことがありません。

何よりも、

夢の実現の途中で出会ったチャンスを

そんなことで棒に振ってしまうのは

ものすごくもったいないと思いませんか？

きちんとした言葉遣いができる人、

相手に時間を取らせないようにしていることが

伝わってくる人は、

お仕事も順調に継続していらっしゃるし、

年々成長していかれているように思います。

使う言葉・態度は

あなたがビジネスに向き合う姿勢

そのものでもあると意識し、

ぜひきちんとした大人としての

コミュニケーションを心掛けたいですね。