こんにちは、堀川久美子です。
仕事で打ち合わせはつきもの。
いくらメールや電話、宅配便で
やりとりできると言っても、
顔を合わせることは基本ですし、
話も早く具体的に進むので、
1案件につき1回は
対面で打ち合わせを入れた方が
スムーズです。
案件の内容にもよりますが、
1回目で顔合わせと主旨の共有、
依頼内容の指示・共有・相談と
その場でできる限りの提案をし、
打ち合わせ後に準備に着手します。
複数回打ち合わせをするのであれば、
次の1回の打ち合わせで確認をし、
できればこれで本番に向けて動けるのが
スムーズな進め方です。
でも、決裁権者が参加しない打ち合わせでは
打ち合わせの内容が
何度も何度もひっくり返されることも
実際あります。
その挙句、
案件自体が消滅し、
結局あの打ち合わせはなんだったんだろう…
ということもゼロではありません。
もちろん、
不測の事態でそうなることもあるでしょう。
でも、本来相手の時間を使っているのですから
あってはならない大変失礼なことです。
なので、万が一そうなってしまったときは、
どちらがお客様の立場かは関係なく、
しっかりをお詫びができることは
社会人としてのマナーだと
私は思います。
これはもう論外な例ですが、
アポイントの時間に現れず、
30分待っても連絡がないので電話を入れたところ
「前の用事が伸びたのでこれから出ます」
というケース。
謝罪の態度も感じられず、
相手の時間への配慮は皆無です。
そして、
こういうことに対して
お詫びができない会社・個人は
この環境が当たり前になっていて、
平気で繰り返します。
そういう会社・個人のケースをいくつか見てきて、
私は最初の1回で
その後の展開が見抜けるようになりましたので、
引き際を見極める際の判断材料になっています。
打ち合わせで相手の時間を使った場合は、
相手に得を取らせることが
いただいた時間への対価なのです。
そして、なるべく効率よく、
最小限の時間で守備よく打ち合わせを
進めるためには、
しっかり事前準備をして臨みます。
事前準備をするには、
打ち合わせの前に準備すべきことを考え、
相手に聞くことが可能であれば
準備すべきことを聞いておき、
下調べをし、資料や現物、サンプルを準備し、
提案内容を準備して臨みます。
ここまでは、
会社員でも経営者でもフリーランスでも
いわゆる”できる社会人”は必ずやっている
ビジネスマナーの領域です。
そして
マナーに加えて、
経済的に負担のない範囲で
TPOをわきまえつつ、
仕事に関係するプチお土産も準備すると
”つかみ”となって場がほんのり盛り上がり、
打ち合わせもよい雰囲気で
スムーズに始まったりするので
おすすめです＾＾