2024年2月29日更新
以前、ペアのクリスマスパーティ招待状や、多くのクリスマス招待状の書き方を紹介しましたし、パーティやその他のイベントへの招待に対する断り状の書き方や、断るのが微妙で難しい場合の返事のし方、友人間の軽い誘いをいなす場合の言い訳の仕方、また、ビジネス上での断り状の書き方を無料でレッスンを受けられるサービスも紹介しました。
この運びで、「自分が招待を断られた場合にどう返事するの」という問い合わせが数件重なり、今日はそれについて書こうと思います。
自分が断られた際どう返事をするとよいのでしょうか。断りを受けたまま何も言わないというのは、その後の人間関係に陰を落としかねませんので、社交をわきまえた社会人としては思いやりのある返事をしておくことで、その出来事を後に引きずることなく、良好な人間関係を続けることができます。つまりクロージャーを設けておくことが大切です。
前提としては、まず招待をする側は来てくれると思い込まずに招待することです。ですので、相手の都合をあらかじめ尋ねず、時間に余裕をもって招待します。招待を受けた側は、これで断る自由ができます。断る際は、「詫びない」ということです。招待する側が必ず来てくれると思わないことが前提ですので、出席できないのが残念である、という書き方をします。そして、招待側が断りを受けた場合は、気品をもって、graciously その断りを受け入れ、今後もまた招待すると伝え、気を悪くしていないことを伝えるか、または、会合などの重要人物なら、もしや都合がつけば是非ご連絡ください、と伝えておくといいでしょう。
1. 受け入れる場合
Dear Scott,
Thank you for letting us know about your absence from our wedding ceremony.
Joan and I are sorry that you will not be there to witness our wedding vows, but because you will be out of the country on business, I must accept your decline. You must come to the family gatherinｇ we are going to hold after we return from our honeymoon.
Best of luck to you and your business.
Sincerely,
Joan and David
親愛なるスコットへ
僕たちの結婚式に出席できないと知らせてくれてありがとう。
君に、僕たちの結婚の誓いの証人になってもらえないのはジョーンも僕も残念に思いましたが、事業で国外にいるなら欠席を受け入れるしかありません。ハネムーンから帰ったら家族で集まる予定ですので、それには是非来てもらいたいと思います。
君と君の事業の幸運を祈っています。
敬具
ジョーンとデイビッドより
2. 重ねて出席を希望する場合
Mr. John Smith,
Thank you very much for your timely response.
We are disappointed to hear that you will be unable to attend this year's Business Conference; however, we understand that multiple events do coincide on the same day. By a small chance, if your schedule might change in the near future, please consider our invitation still stands and let us know. It has come to my attention that several respected members of the business community here in Tokyo have been looking forward to attending your lectures on enterprise development.
We appreciate you taking the time to consider our invitation.
Best regards,
Debora Stein
ジョン・スミス様
早速のご返事ありがとうございました。
今年の「ビジネス・コンファレンス」にご出席いただけないとのことに、非常に落胆しております。しかし、複数の会合が同じ日に開催されることは我々にも理解できます。確率としては低いですが、もしスミス様のスケジュールに変更があった場合は、我々はご出席をお待ちしておりますので、ご連絡いただけますようお願い申し上げます。こちら東京の実業界の主だった方々が、スミス様の企業開発についての講演を楽しみにしていると聞き及んでおります。
当方からの招待に対し忙しい中ご考慮をいただきましてありがとうございました。
敬具
デボラ・スタイン
上の2つの例はひな形ですので、ご自分の状況にマッチした返答を書きたいけれど、この例では役立たないという場合は、ぜひビジネスライティングの無料サービスをご利用ください。お手伝いさせていただきます。自由課題を選び「断りへの返答」と主題欄に記入いただければわかりやすいです。
アダモービス
本日はこのページをご訪問頂き誠にありがとうございました。よろしければここをクリックしてください。アダモービスよりささやかなお土産です。
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