相手の会社に突然訪ねて行くのは、最も嫌われるビジネスマナー違反のひとつです。かならず、事前に面会の約束(アポイントメント)を取ってから行きましょう。
逆の立場になってみてください。プライベートでさえ、急に誰かが尋ねてきたら慌てるでしょう？やっていた何かを中断しなければならないし、非常に困ることも多いですよね。ましてや仕事中なんです。ビジネス以前に大人の常識として、アポイントメントなしの突然の訪問は避けるべきです。
また、職場に突然邪魔な訪問者がやってきたら、当然、訪問される側が面会を断る可能性も高くなります。そこに行くために費やした時間や、交通費などの経費はすべて無駄になります。「ああ、ダメだった」では済まされない非効率さです。
訪問は、相手の時間をもらう行為ですから、そこには相手の了承が必要です。突然訪れて相手の時間を奪うのは、社会人として恥ずべき行為なのです。
●アポイントメントを取るときに確認する5つのポイント
①訪問の日時
「お時間を割いていただきたいのですが…」と切り出し、日時を決める際にはできる限り相手の希望を優先します。こちらも、あらかじめ訪問可能な日時をピックアップしておきましょう。
②訪問の目的
何のために行くのか、その目的を相手にハッキリ伝えます。あらかじめ社内で上司と打ち合わせしておくことも大切。
③おおよその所要時間
相手からすると、どれくらい時間がかかるかわかっていれば、そのあとに別の予定を入れることもできます。実際の訪問の際、約束した時間を大幅にオーバーしないように気をつけます。
④訪問する場所
会社によってはフロアや建物が複数ある場合もあります。
⑤同行者の有無・人数
訪問人数によって、訪問される側が準備する会議室の大きさなどが変わってきます。忘れがちですので気をつけましょう。
感謝の言葉を忘れずに！
「お時間を頂きありがとうございます」「お忙しいところありがとうございます」といった感謝の言葉をかならず加えましょう。