他社を訪問する際にまず頭に入れておきたいのは、その相手の貴重な時間をいただいているという事実です。相手の時間を無駄にしないような配慮を、常に心がけねばなりません。
たとえば、その企業の基本的な情報は、訪問前に事前にリサーチしておきましょう。最低限、ホームページや会社にある資料には目を通しておくこと。訪問先が大企業であれば、新聞や雑誌に掲載された記事、会社四季報なども参考にするといいですね。基本的な情報も知らないのでは、訪問時に恥をかいてしまいます。
また、コミュニケーションを円滑にするための雑談はいいのですが、用事が終わったら長居は禁物。迷惑に思われないうちに退席することが大切です。
他社を訪問するときには、このほかにもいろいろな決まりごとがあります。下にいくつか載せておきましたので、ぜひ覚えておいてください。
●訪問前に準備すること
＜訪問前の準備＞
・社内での打ち合わせ
訪問では、相手の貴重な時間をいただきます。何のために訪問するのか、用件は何なのかを、あらかじめ社内でしっかりと詰めておきましょう。また、想定される質問内容などについても、上司に確認しておきます。
・資料の準備
・訪問先について把握する
訪問先の基本情報 (社長の名前や系列など)
訪問先の業務内容
訪問先とのこれまでの取引
訪問先の担当者について
訪問先への行き方
・アポイントメントを取る
＜訪問直前のマナー＞
・訪問前の連絡
アポイントメントを取ってから期間が空いている場合は、相手側が忘れている可能性があるので、かならず出発前に確認の電話を入れます。
●到着後のマナーいろいろ
・コート・手袋などは、訪問先の建物に入る前に脱ぐ
・荷物は足元におく
・下座に座って待つ
・携帯の電源を切っておく