何度も述べていますが、お客さまにとっての会社の印象は、その方に接する社員一人ひとりの応対にかかっています。
あなたの「いらっしゃいませ」のいい方やそのときの笑顔で、「あの会社はいつ行っても感じがいいね」となるか、「あの会社は雰囲気がよくないな」となるかが決まってくるのです。
お客さまの立場から見れば、たとえ面識がなくても、通路ですれ違ったときに「いらっしゃいませ」といわれるかどうか、受付で戸惑っているときに「ご用件を承っていますでしょうか？」と声をかけられるかどうかで、その会社の印象は変わってきます。
来客に対するビジネスマナーには、いろいろな決まりごとがあります。下に、担当者に取り次ぐまでの例を載せましたので、どうぞ参考にしてください。
基本は、来客に敬意を払い、不快な思いをさせないように気配りをすること。おもてなしの心を持って接することです。
●担当者に取り次ぐ際の4ステップ
①快く出迎える
・素早く席から立って、お辞儀をし、笑顔で対応します。
座ったまま対応しないように！
②誰が誰に会いに来たのかを確認する
・「いらっしゃいませ、どのようなご用件でしょうか？」と声をかけ、
相手の会社名と名前、訪問先を確認します。
③名指し人に取り次ぐ
・名指し人の席まで近づいて取り次ぎます。
遠くから「○○さん、お客さんですよ！」と呼ぶのは失礼になります。
④お客さまを案内する
・応接室や会議室に案内する場合は、お客さまの2～3歩ななめ前を、
お客さまのペースに合わせて歩いて誘導します。
・段差などでは、「お足元にご注意ください」などと注意を促しましょう。