電話は、かかってくるときは一瞬ですが、かけるときには時間があります。「何を」伝えなければいけないのか？「なぜ」かけるのか？かける目的をハッキリさせ、資料を手元に用意するなど、きちんと準備をしてから電話をかけるようにしましょう。
用件については、要点を整理してメモにしておくと話がスムーズに進みます。そうすれば、相手の時間を無駄にすることもありません。
また、相手の名前や会社名、所属部署などを間違えるのは、大変失礼にあたります。話している間に忘れてしまうこともありますから、手元に相手の名刺を用意してからかける方が安全です。
相手が不在の場合には、「またかけ直します」「折り返しお電話をお願いします」などと、こちらの意向を伝えます。切るときには、相手が切るのを待ってから、静かに受話器を置くようにします。ガチャンと乱暴に切ってはいけません。
●電話をかけるときの8ステップ
①話す用件を整理する
要点をまとめたメモを用意しておくとよい
②相手の名前・会社名・部署名などを確認する
名前を忘れたり、間違い電話をしないように、相手の名刺を手元に用意します
③ダイヤルする
食事時は避ける配慮をしましょう
④相手の会社名を確認する
「○○会社でいらっしゃいますか？」
⑤会社名・名前を名乗る
「△△会社の鈴木と申します」
⑥話したい人を指名する
「□□課の田中さまをお願いします」
⑦あいさつし、用件を伝える
「いつもお世話になっております」
・内容は簡潔に、結論から先に話す
・5W3Hを押さえて話す
⑧ポイントを確認する
「おわかりいただけましたでしょうか」
⑨あいさつし、受話器を置く
「よろしくお願いいたします」