電話を受けた際に、名指し人が不在の場合があります。そういうとき、どのような対応をすればよいのか、きちんと理解しておきましょう。
一番重要なのは、相手の社名と名前、用件を確実に聞いておくこと。名指し人がどういう対応をするべきかも、忘れずに聞いておきます。最後に、すべてを復唱して確認。「○○が承りました」と名乗ってから電話を切ります。
聞いた内容はわかりやすいメモにして、名指し人のデスクの目につきやすい場所に貼っておきます。電話を受けた時間と、自分の名前を記入するのも忘れずに。
また、相手に不在の旨を伝えることは必要ですが、「いやぁ、遅刻しておりまして…」などと、余計な情報まで伝える必要はありません。たとえ本当は遅刻であっても、「本日は取引先に直行しておりますので、○時ごろ社に戻ります」と、名指し人をかばいつつ、いつであれば確実に連絡が取れるのかという情報を伝えます。
●名指し人が不在のときの対応の仕方
・休んでいるときは…
例）○○は、本日はお休みをいただいております
・遅れているときは…
例）○○は、ただいま社外に出ております
・遅れていたり休んでいる理由など、必要以上の情報を伝えないように
しましょう
・相手が、いつなら名指し人と連絡を取れるのかを伝えます
＜正しいメモの取り方＞
①誰宛のメモか
②連絡してきた人の名前と会社(組織)名
③相手の連絡先
④正確な伝言内容
⑤連絡を受けた日付・時間
⑥自分の名前
上記6つの項目をかならず記載すること