ビジネスでは、自分以外に電話がかかってくることのほうがずっと多いですから、そうした電話を、迅速かつ的確に名指し人に取り次ぐことが求められます。
「○○さん、お電話です」と取り次いで、「誰からですか？」と訪ねられたときに、「えっと…聞いてませんけど…」では「電話の取り次ぎもできないのか！」といわれても反論できません。
メモを取りながら、最低限、どこの会社の誰が電話をかけてきているのかを確認してから取り次ぐのがビジネスマナーです。
相手が名乗らないまま、「××さんいる？」と電話をしてきた場合は要注意。
「失礼ですが、どちらさまですか？」と相手を確認しましょう。こういう場合、セールス電話である可能性が高いのです(本当に知り合いの場合もありますが…)。
「親しそうだから無条件で取り次ぐ」のでは、ビジネスパーソンとして不合格です。
●電話を取り次ぐときの基本
必ず確認するべき4項目
①相手の名前
②相手の会社名・組織名
③名指し人(希望部暑)
④用件の大まかな内容
・上の4項目のうち、少なくとも①と②が確認できるまでは取り次いでは
いけません
・電話をかけてきた人が、取り次がれた名指し人に対して同じことを
2回説明しなくてもよいように、取り次ぐときに④の用件の大まかな
内容を名指し人に伝えます
＜かけてきた人を待たせる場合＞
・保留で待たせるのは、30秒が限界
それ以上待たせる場合は、その旨を断っていったん切り、こちらからかけ直すようにします。
・待たせる理由を説明する
電話では、相手はこちらの様子を把握できませんから、待たせる理由をひと言説明するだけで、安心感を与えることができます。