職場の電話を受けるときには、その電話の相手にとって、自分が会社の顔になっているのだと自覚してください。電話での会話では、当然ながら、お互いに顔の表情や身振り手振りを見ることができません。
相手の姿が見えないからこそ、言葉での応対のよしあしが、ストレートに会社のイメージに反映されます。
あなた自身が、どこかの会社のサポートセンターに電話をして、ひどい対応をされたときのことを想像してみてください。「なんだ、この○○ってヤツは！」とは思わないでしょう。「なんだ、この××って会社は！」と思うはずです。
会社全体のイメージをよくするには、明るく、ハキハキしていて、正確で迅速な応対が求められます。逆に、不確かなことや曖昧なことをいうのはタブーです。
でも、そんなに心配することはありません。何かわからないことがあったら、躊躇せずに、先輩や上司に代わってもらえばいいのですから。
●電話応対の4つの基本ルール
①明るく
②丁寧に
③正確に
④迅速に
●ほかにもこんなポイントに注意
・電話は3コールまでに出る
・曖昧な部分は、かならず確認する
・聞かれたことについて、自分ではわからなければ、責任を持ってわかる人に
引き次ぐ
・専門用語を使わない
・かならず自分の名前を名乗る