携帯での会話が中心で、家ではほとんど固定電話を使ったことがないという若手社員が増えています。そういう世代の人は、固定電話が非常に恐いのだとか。
鳴っている職場の固定電話を、取れずにジッと見ている人がいたという、笑い話のような本当の話もあるのです。
でも、固定電話は決して恐いものではありません。会社の顔となるのはやはりこの固定電話ですし、絶対に使いこなさなければならないビジネスツールです。
まずは、保留やリダイアル、取り次ぎなど、電話機の機能を完全に頭に入れておくことから始めましょう。同僚の名前とそれぞれの内線番号も、すぐに見えるところに貼っておきます。
さらに、自社についての基本情報も、すぐに参照できるようにしておきます。そして最後に、近くの席の先輩にサポートを頼んでおきます。
これだけ準備しておけば、固定電話を受けるのもきっと恐くないはずです。
●職場の固定電話で話すための準備
・内線番号表・フロアの座席表などを手元に用意する
同じフロアに誰がいて、どこに座っているかを確実に把握しておきます。
・電話機の機能をしっかり理解する
マニュアルを確認したり、先輩に教えてもらいましょう。
・先輩にサポートをお願いしておく
あらかじめ、よく聞かれる質問とその答え方などを確認しておきましょう。
・会社の基本情報をすぐ参照できるようにしておく
自分の名刺をすぐ見えるところに貼っておいたり、会社のパンフレットなどを準備します。会社までのアクセスの仕方もよく聞かれますよ。