【改めて認識したい「ほうれんそう」の重要性】
秋になって中途採用の方や社内異動になって方を対象とした社員研修が多くなっていますが、既に社員でいる方も改めて見直せば役に立つ事は多くあります。
ビジネスの『ほうれんそう』なども仕事を進める上で重要なものでしょうね。
報告…仕事の状況、ミス、仕事の完了を上司や関係のある相手に知らせる。報告をして初めて仕事が完了したことになる。
連絡…自分や職場の事で関係者に影響を及ぼしそうな事について伝えておく。出社時間や外部でのミスなども含まれる。
相談…一人では判断に迷う事について上司や関係者の意見を聞く。他人から学ぶ事もあり一方で根回しともなる。特に様々な選択肢がある時は保険の意味合いも持つ。
『ほうれんそう』を行う際にもポイントがあります。
①事実をありのままに
自分で見た事、聞いた事を、見たまま聞いたままに伝える。５Ｗ２Ｈでチェックすると抜け落ち防止ができる。
②正しく分かりやすく
結果から話し、相手が理解できるように正しく伝える。回りくどく話すのはＮＧ。
③タイムリーに素早く
タイミングよく必要な情報を提供できれば、相手にしっかりした印象を与える。仕事が順調な場合も問題がない事を報告する。
また、指示指令を受けた時には要点を書き留める。質問は最後まで聞いてからにして数字や固有名詞、期限は復唱して確認する。指示が重なった時はどちらを優先させるか上司に伺う。期限が遅れそうな場合は早めに指示を仰ぐ。
報告は上司の都合を聞き結論から先に伝え、次に理由や経過を説明し意見や感想は事実と分けて伝えると良い。トラブルや予定の変更が起こった場合などは仕事の途中で中間報告をする。分からないことは早めに上司や先輩に相談したほうが良い。
予定の変更などに関する連絡は早めに行い連絡を受けたら必要に応じて他の関係者にも知らせる。
相談をする場合は、相手の都合を聞き不明点をまとめ、自分なりの対処方や解決策を考えておく。また相談した相手には必ず報告をする。
もし業務が円滑に進んでいないのであれば、この『ほうれんそう』を再認識して実行してみましょう。
また、指示を受けるにも相談するにもマナーが必要です。マナーが身についていれば仕事も人間関係もスムーズに進むことでしょう。
日本サービスマナー協会
理事長 沢野 弘