【気をつけたいEメールのマナー】
何年か前のテレビ取材の時にも話した事ですが、主にPCで作成する際のEメールのマナーについて紹介したいと思います。
■Ｅメールの注意点
・メールはあくまでも略式であり相手の年齢や役職を見極めて利用する。
・相手がすぐメールを読むとは限らないので急ぎの用件には向かない。
・相手の許可を得ずに送る添付ファイルや開封通知の強要は失礼になる。
■アドレスについて
・双方のアドレスにスペルミスはないかを確認。
・相手先の役職、名前（漢字等）が適切か確認する。
・相手をアドレス帳に登録する際は、敬称をつけて登録すると相手に対する配慮が感じられる。
■宛先について
TO（宛先）：宛先のアドレスは受信者全員に公開。
CC（カーボン・コピー）：コピーの文書として、参考までに控えを送る。受信者全員に公開。
BCC（ブラインド・カーボン・コピー）：コピーの文書として送る。但しBCCのアドレスは他の受信者に非公開。
■メールの内容
・件名は概要と誰からのメールかがわかるように簡潔に書く。
・「ありがとうございます」「お世話になっております」「Re：」などのような迷惑メールと疑われる件名は避ける。
・本文の冒頭に宛先の名称を書き、文章は簡潔に数行ずつで区切り適度に空白行を入れる。
・全角30～38文字付近での改行が読みやすい。
・署名として文末に差し出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
・文字化けを考えて機種依存文字は使わない。
■添付ファイルの注意
・データは相手の事を考え一般的な形式で作成。
・容量が大きいデータは圧縮してから添付。
・マックとウインドウズのやりとりの場合は、互換性に注意する。
■その他の留意点
・トラブルによって先方に届かないこともある。
・ウィルス対策を行ってもセキュリティー面では、万全ではない。
・機密文書は安易にメールでは送らず、必要が生じた際は暗号化して送る。
・メール本文に安易に個人情報を書かない。
・返信はなるべく早めにすることが望ましい。
・返信は先方からのメール文を上手に引用する。
・先方からの件名に敬語が含まれる場合は、そのままの返信は避ける。
また、最近はスマホでPCメールを受信する人も多いので、受診する相手がスマホだとわかっている場合は改行を入れる際に注意したいです。
仕事で連絡を取る際は、携帯メール、PCメール、電話、直接の面談などTPOに応じて使い分ける事が大切ですね。
日本サービスマナー協会
https://www.japan-service.org/
理事長 沢野 弘