マルチタスクを効率的に遂行する仕事のコツ

個人的な話題です。

仕事関係の知人に「仕事ぶりは、まさに職人ですよね」と言われました。

子どもの頃から、手先は不器用な方ではないと思いますが、「もの作りそのもの」より「ものがどのようなプロセスで完成するのか」や「素晴らしいものを世の中に紹介する」ことに興味があり、自分自身のことを「職人肌」と思ったことがなかったので、知人の発言は、意外でした。

しかし、確かに、私の今の仕事は、マネジメントシステムの監査や助言、関連する講習会等なので、「組織の経営管理そのもの」ではなく、「監査やコンサル実務」なので、客観的には、「職人」と言えるのかもしれません。

サラリーマンを辞め、個人事業に近い形式で、仕事をしてきたせいか、私は、マルチタスクの管理が苦手です。

複数の仕事が同時に進行していて、かつ、どれかが、相手先の回答待ちや仕事仲間に分担した仕事の修正・変更があると、頭の中の「懸念事項」がどんどん膨らんで、得体の知れぬ焦燥感に襲われます。

コロナ禍前は、仕事に加え、趣味もそつなく楽しんでいたはずなのですが、どうも、「あせり」ばかりが頭の中を渦巻き、心が穏やかではないです。

とりあえず、優先順位を決めて、ひとつひとつを着実に処理していくしかないのでしょう。

以下に、一般論ですが、マルチタスクを効率的に遂行する「仕事のコツ」をまとめてみました。

◆タスクの優先順位を決める

全てのタスクが同じ重要度を持つわけではありません。まず、タスクの緊急性や重要性に基づいて優先順位を決定しましょう。高い優先順位のタスクから順に取り組むことで、最も重要なタスクを最初に完了させ、時間を効果的に使用することができます。

◆集中時間を設定する

「ポモドーロテクニック」などのタイムマネジメント手法を取り入れると良いでしょう。

例えば、25分間集中して作業を行い、5分間休憩するというサイクルを繰り返す方法です。これにより、集中力を維持しつつ、複数のタスクを効率的に進めることができます。

◆タスクを分割する

大きなタスクは、それを達成するための小さなステップに分割すると取り組みやすくなります。各ステップを小さなタスクとしてリストアップし、一つ一つ完了していくことで、全体の進行をスムーズにすることができます。

◆環境を整える

効率的なマルチタスクのためには、作業環境を整えることが欠かせません。不要なものをデスクの上から取り除き、必要な資料やツールを手の届く場所に置いておくと、タスク間での移動や切り替えの時間を短縮することができます。

◆デジタルツールを活用する

タスク管理アプリやカレンダーアプリなどのデジタルツールを活用することで、タスクの進捗や優先順位を一目で確認でき、効率的なマルチタスクが実現します。特に、同期機能を持つツールを使用すると、複数のデバイス間で情報を共有でき、作業の柔軟性が増します。

とりあえず、焦燥感のもとをひとつずつ、潰して、精神状態を平静にして行きたいと思います。

【好評発売中！】

『できるビジネスマンのマネジメント本』（玄武書房）

【よかったらメルマガ読者登録お願いします♪】↓

（パソコンでアクセスしている方）

（携帯でアクセスしている方）