ISO認証制度：追加、修正は“改善の機会”といえるのか

組織の仕事の仕組み（マネジメントシステム）が国際規格に適合し、有効に機能しているかを第三者が審査し、世間に公表するISOマネジメントシステム認証制度がある。

このISOマネジメントシステムについて、最近、個人的に気になっている点を備忘録代わりに、何回かに分けて少しまとめておきたい。

今回のテーマは、「追加、修正は“改善の機会”といえるのか」について。

ISOマネジメントシステム審査における指摘区分は、

・重大な不適合

・軽微な不適合

・観察事項

・改善の機会

といった区分が一般的です。

言わずもがなですが、「不適合」の定義は「要求事項を満たしていないこと」ですが、これらの指摘の場合、「白か黒か」の意味合いでは、「観察事項」と「改善の機会」は「白」、つまり、カテゴリー的には「適合」です。

認証機関によって定義は、若干違いますが、

・観察事項：将来不適合となる可能性が懸念される問題

・改善の機会：パフォーマンスを向上するための活動に改善の余地があること

というような定義が一般的です。

「指摘」に対する「被監査側の反応」ですが、組織審査の場合は、「不適合」は、組織から認証機関に対して「不同意」のケースもありますが、「観察事項や改善の機会」については、指摘に対する処置が、組織側の判断に任せられているので、通常は、ほとんど、抵抗なく受け入れられるケースが多いです。

一方、認定審査の場合は、認定機関と認証機関は「審査のプロ同士」なので、処置判断が被監査側に委ねられており、結果的に「処置対応の必要は無し」という判断でも問題ないのですが、受け入れられるまでに「侃々諤々の議論」になるケースもしばしばあります。

私が指導で関わっている組織で、認証機関が指摘した「改善の機会」を拝見する機会がありました。

内容をみると

・マニュアルに、○○の表現を追記することを推奨します

・○○文書について承認欄を設け、システム文書とされることを推奨します

・○○様式に空欄や誤記が散見されるので、修正されることを推奨します

といったものが数多く「改善の指摘」として指摘されていました。

組織によれば、認証機関の審査員のおっしゃるとおりでなので、これらの改善の機会について、特に質問することもなく受け入れたそうです。

私が、受審者だったとしても、「細かいところに気づいていただき、ありがとうございます」という受け止め方をするでしょう。

ただ、改善の機会という定義に相当する内容のものなんだろうか、という疑問も若干湧きました。

誤記や表現の見直しといった追記や修正箇所を、審査側が被監査側に伝える手段としては、

・改善の機会として指摘する

・審査報告書の中で、追記や修正の必要性を言及する

・口頭でコメントする

といった方法論があります。

もちろん、追記や修正であっても、「これは重要なご指摘」というものもありますが、マネジメントシステム自体の本質的な見直しではない「数多くの改善の機会」は、審査の価値が少し薄っぺらくなる気がした出来事でした。

（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ781号より）

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