組織の仕事の仕組み(マネジメントシステム)が国際規格に適合し、有効に機能しているかを第三者が審査し、世間に公表するISOマネジメントシステム認証制度がある。
このISOマネジメントシステムについて、最近、個人的に気になっている点を備忘録代わりに、何回かに分けて少しまとめておきたい。
今回のテーマは、「審査プログラムにおける一時的サイトの審査管理」について。
一時的サイトの審査について、ズバッと規定されている要求事項は、
「IAF MD5:2019 9.一時的サイト」
になります。
とりわけ、審査プログラムにおける一時的サイトについては、
(以下、MD5より引用)
◆9.1 認証の申請者又は認証を受けた依頼者が、その製品又はサービスを一時的サイトにおいて提供している状況では、そのようなサイトは、審査プログラム に組み込まれていなければならない
◆9.2一時的サイトは、(中略)。このようなサイトを訪問する必要性及びサンプリングの程度は、 QMSが製品又はサービスアウトプットの管理に失敗するリスクの評価、中略に基づいていることが望ましい。・・・(以下省略)
◆9.3通常、一時的サイトのオンサイト審査を実施する。しかしながら、次のような方法は、オンサイト審査のいくつかを代替する手段 とみなすことができる。
ii)一時的サイトの活動の文書レビュー。
◆9.4それぞれの場合について、審査の方法は、完全に文書化され 、その有効性の観点から 正当化されることが望ましい。
(引用、ここまで)
といった部分が該当します。
私の経験では、以下の点について、一時的サイトがある組織の審査プログラム作成について 懸念される認証機関が多いと思います。
・審査プログラムの作成段階で、一時的サイトの有無が明確でない
・特定した一時的サイトの製品/サービス/活動の訪問の必要性及び頻度が明確でない
・一時的サイト訪問の必要性がある場合、訪問できない場合の代替審査方法が明確でない
・信頼性の観点で、認証表記(全体及びサイトの活動)に適したサンプリングが明確でない
・・・
一時的サイトとして代表的な活動は、建設業における建設現場です。
認証機関としては、「建設業」=「建築、土木、設備工事等の現場を審査しなければならない」とまず考えます。
しかし、「認証機関における一時的サイトの審査方針」がはっきり見えないのです。
例えば、認証範囲が「建築物及び土木構造物の設計施工」であれば、
・代表的な製品は何か
・現地訪問の必要性や頻度はどのように考えるべきか
が明確ではない状態で、実績として「建設現場を確認しました」となっていても、それは結果論です。
そもそも論として「審査プログラム」で、機関としてこの組織を認証するとしたら、認証の信頼性の観点から、一時的サイトはどのように審査し、確認するべきかを決めないで「結果として○○現場を確認しています」といわれても、意味がありません。
また、よく「現場が遠い」、「1年のうち実施する期間が短い」などを一時的サイトの未訪問理由にしているケースがあります。
もちろん、実態はそうかもしれませんが、仮にそうであれば、訪問せずとも認証の信頼性やリスクの観点から「このような代替方法で確認すればOK」というルールを組織毎に決めて、審査プログラムであらかじめ計画しておくべきなのです。
また、一時的サイトの訪問は、「認証表記」とも関係するでしょう。
例えば、「河川工事、トンネル工事、橋梁工事、砂防ダム工事の設計、施工」という認証表記の組織であれば、いくら「マネジメントシステム認証」だからといって、仮に「現場確認は、河川工事しか審査したことがありません」という状況であるならば、「おたく(認証機関)は、登録証でこのような認証範囲を記載しているのに、訪問審査した現場は、河川工事だけでよいのですか?」と発注者や消費者は、確実に感じることでしょう。
私は、マネジメントシステム認証審査を受ける組織の立場でも、認証機関に一時的サイトの審査方針を確認しておくことをお勧めします。
「○○工事の現場を訪問審査されなくてラッキー」と考えるのではなく、仮に発注者から、「○○工事の現場を認証審査で確認されたことはありますか?」との問いに自信を持って「はい、定期的に、○○工事現場は、認証機関に訪問して審査されています」と回答でき、審査報告書の該当箇所を提示できるようにしておくことが必要だと思います。
(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ754号より)
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