組織の仕事の仕組み（マネジメントシステム）が国際規格に適合し、有効に機能しているかを第三者が審査し、世間に公表するISOマネジメントシステム認証制度がある。
このISOマネジメントシステムについて、最近、個人的に気になっている点を備忘録代わりに、何回かに分けて少しまとめておきたい。
今回のテーマは、「一時的サイトのオンサイト審査の代替方法」について。
IAF MD1:2018（複数サイトの組織が運用するマネジメントシステムの審査及び認証のためのIAF基準文書 )では、「一時的サイト」について、
「依頼組織が、限られた期間内、特定の業務の実施又はサービスの提供を行うサイト（物理的又は仮想的）で、常設サイトとなることが意図されていないもの」
と定義されています。
具体的な一時的サイトの事例として、一般的には、
・建設現場
・清掃サービス
・設備の設置、試運転、保守サービス
・訪問看護、介護サービス
・移動販売型店舗
などが挙げられます。
また、IAF MD5:2019（品質、環境及び労働安全衛生マネジメントシステム審査工数決定のための IAF 基準文書)では、一時的サイトについて、
「製品又はサービスを一時的サイトにおいて提供している状況では、そのようなサイトは、審査プログラムに組み込まれていなければならない」
「一時的サイトは、大規模なプロジェクトマネジメントサイトから小規模なサービス／据
付サイトまであり得る」
「一時的サイトを訪問する必要性及びサンプリングの程度は、製品又はサービスアウトプットの管理に失敗するリスクの評価（QMS）、又は 環境側面及び影響の管理に失敗するリスクの評価（EMS）、又は 運営管理に伴う労働安全衛生リスクの管理に失敗するリスクの評価（OH&SMS）に基づいていることが望ましい」
「QMS及びEMSについては、選定されたサイトのサンプルは、活動の規模及び種類、並びに、進行中のプロジェクトの各種段階及びそれに伴う環境側面及び影響を考慮した上で、依頼者の認証範囲、力量の必要性及びサービスの多様性の範囲を代表していることが望ましい」
・・・といったことが規定されています。
つまり、ざっくり表現になってしまいますが、一時的サイトの審査は、
・一時的サイトを特定し、審査プログラムに組み込みなさい
・オンサイト審査及びその頻度は、管理に失敗するリスクを考慮しなさい
・認証範囲、必要な力量及びサービスの多様性を代表したサンプルを選定しなさい
といったことを考慮する必要があるのです。
私の業務経験上の話になってしまいますが、認証機関において、
・組織における一時的サイトが特定されていない
・一時的サイトが審査プログラムに組み込まれていない
・一時的サイトで「どのような管理」を確認するのか明確になっていない
・一時的サイトの代表的の活動といえるか明確でない
といったケースが見受けられるように思います。
IAF MD5:2019では、一時的サイトの審査は、
・通常は、オンサイトによる審査を実施する
・ケースによっては、オンサイト審査以外の方法でもよい
代替手段として、例えば、
・顧客との対面又は電話会議による面談等
・一時的サイトの活動の文書レビュー
・関係する記録又はその他情報が入っている電子的なサイトへの遠隔アクセス
・テレビ及び電話会議等
といったことが規定されています。
・審査の方法は、完全に文書化され、その有効性の観点から正当化しなさい
といったことが規定されています。
感覚的には、オンサイト審査（現地訪問審査）の代替手段として「電話会議、文書類のレビュー」等により審査が実施されている現実はあるのですが、その方法論が「正当性を含め文書化されているか」といえば、微妙なケースが多いように感じます。
よくあるパターンとしては、「設備機器のメーカー」における「機器の設置や保守サービス」を「文書レビュー」で済ませている事例です。
感覚的には、製品品質の主要部分は、工場出荷時点でほぼ担保されているならば、「おまけ」的なサブプロセスである「設置や定期点検」は、通常は必ずしも訪問せずに、記録の確認でよいとは思います。
しかし「（訪問せずに記録のレビューで）OKとする手順」は整備されていないケースが多いと思いますので、認証機関は、内部チェックしておく必要があるでしょう。
（※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ718号より）
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