「わかりやすい報告書」はどのようにすればかけるのか？について、仕事仲間の先輩とお話ししていたら、「昔話の桃太郎で考えればいいんですよ」という。
よくお聞きすると、なるほど、です。
その先輩がまとめてくれた話を紹介したいと思います。
【１ 結論を先にする】
１）略奪された財宝は、鬼軍団から奪還できた
２）村人(元の所有者)に戻すことができた
３）功績者は、桃太郎、犬、猿、雉である。
沢山は書かない―3項目/5項目程度
長文を避ける―読み直しが必要になる
【２ 原因・理由】
なぜ目標を達成できたのか？
・桃太郎が指揮官となった
・彼の目標達成の意思が強かった
・犬猿雉の持つ特性を発揮させた
・3匹は、きび団子で懐柔された
・鬼の軍事訓練は駄目だった
ポイント
・沢山の理由を書かない
・分析・納得性・理由づけ
【３ 各論1：きび団子の効能】
軽量・高カロリーで、携帯性に優れる。
長期保存性に優れ、補給の心配が無い。
一度で陶酔、度々の給餌は不要だった。
影響因子、効果、理由、対象、手段などから選ぶ。
ゴチャゴチャ書かない。
長文は、理解しにくい。悪評の/でで文、がが文
長文好き： …で、…で、 …が、…が、
→150文字、200文字になることは禁止
【３ 各論2：疑問点を述べる】
以下は疑問点である→多角的に考える
1．桃を拾った時点に高齢者の二人、
鬼退治成功後にも再登場。←異常話
２．桃の中に赤ん坊が生きているのは
不自然である。←誘拐・捨て子説
３．桃と赤ん坊、当日の洗濯物を、
婆が同時に運べるか。←グループ説
【３ 各論3：不要なことは書かない】
爺さんは、山へ芝刈りに行った
めでたし、めでたし。
【３ 各論4：校正と構成を大事に】
誰が、いつ、どこで、何を、どうした
5W1H
【３ 各論5：嫌だぜワンパターン文章】
Very special one pattern -である。
・・・
上記をポイントに報告書をまとめると、確かにわかりやすいです。
私もそうですが、人は、どうしても言いたいこと、伝えたいことがあると、「だらだらと一文が長く」なる傾向があります。しかし、状況がわからない人にとっては、長文になると苦痛だし、そもそも読んでいる途中で意味が分かりにくくなり伝わりません。（・・・で、・・・が）
報告書作成のイロハなので、参考にしていただけると幸いです。
（※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ565号より）
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