いろんな組織を訪問していると「会議の目的」が明確に出席メンバーに認識されていないのではないか？というシーンによく出くわします。
ただ、多くの会議では、開催頻度、議事内容、出席者などは決まっているから、「なんとなく」目的も決まってはいるのだろう。
ただ、出席者に「各会議の位置付け」が明確に認識されていないと、それぞれの会議の場が有効で効果的なものにならない。
ビジネスに長けている方なら当たり前の話であるが、「会議の目的」層別すると、一般的には「次の４種類」に分けられる。
◆創造するための会議
◆決定するための会議
◆業務の進捗確認するための会議
◆学習するための会議
である。
例示をあげると、
創造するための会議には、
◇企画会議
◇商品開発会議 など
決定するための会議には、
◇取締役会
◇年度経営計画会議 など
業務の進捗確認するための会議には、
◇目標管理ミーティング
◇営業会議
◇部内ミーティング
◇工程進捗会議 など
学習するための会議
◇各社内勉強会
◇防災訓練 など
である。
この4種類の会議の中で、多くの人が日常的に参加する会議は「業務の進捗を確認するための会議」でしょう。
この会議のポイントは、「次の行動をしやすくすること」です。
具体的には、
◇やるべき事が分かりやすいこと
◇やるべき事が具体的であること
◇やることが納得できること
◇やるための障害が低いこと
◇機会とタイミングが合っている
の５つの点を頭に入れて会議を実施するのが重要です。
会議を効果的に行うには「目的を明確にして参加者の意欲を高めること」が大事です。
これは、プライベートの「飲み会」「食事会」でも一緒ですね（笑）
（※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ286号より）